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Wenn Sie mit einem Lieferanten bereits ein offenes Guthaben haben, müssen Sie dieses nicht mehr separat im Blick behalten. ibana kann dieses Guthaben im Transaktionsmodul automatisch berücksichtigen, wenn später neue Rechnungen freigegeben und Zahlungen erstellt werden.

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Worum es geht

Typische Fälle sind:
  • ein Lieferant stellt eine Gutschrift aus
  • ein Betrag wird später mit der nächsten Rechnung verrechnet
  • ein Lieferantenguthaben existiert bereits beim Start mit ibana
In diesen Fällen hilft ibana dabei, dass nicht versehentlich zu viel überwiesen wird.

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So funktioniert es in ibana

ibana arbeitet dabei mit einem kleinen Guthabenverlauf pro Lieferant. Das bedeutet:
  • freigegebene Gutschriften können als Lieferantenguthaben erfasst werden
  • manuelles Guthaben kann zusätzlich direkt beim Geschäftspartner angelegt werden
  • bei der Freigabe einer neuen Rechnung prüft ibana, ob vorhandenes Guthaben angerechnet werden kann
  • nur der verbleibende Restbetrag wird als Transaktion angelegt
Wenn das vorhandene Guthaben groß genug ist, wird gar keine Transaktion mehr erstellt.

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Gutschrift automatisch verrechnen oder nicht

Bei einer Gutschrift können Sie auf der Rechnung entscheiden, wie sie behandelt werden soll. Sie haben zwei einfache Möglichkeiten:
  1. Automatisch mit der nächsten Zahlung verrechnen
  2. Nicht automatisch verrechnen
Die zweite Option ist sinnvoll, wenn der Lieferant den Betrag separat zurückzahlt oder wenn die Gutschrift außerhalb von ibana verarbeitet wird. Nur Gutschriften, die:
  • freigegeben sind
  • und auf automatisch verrechnen stehen
werden als Lieferantenguthaben berücksichtigt.

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Was bei einer neuen Rechnung passiert

Wenn auf einer Eingangsrechnung Überweisung erstellen aktiv ist und beim Lieferanten Guthaben vorhanden ist, reduziert ibana den späteren Zahlungsbetrag automatisch. Beispiel:
  • vorhandenes Lieferantenguthaben: 5.000 EUR
  • neue Rechnung: 1.000 EUR
Dann gilt:
  • 1.000 EUR werden mit dem Guthaben verrechnet
  • es wird keine Überweisung erstellt
  • 4.000 EUR Guthaben bleiben bestehen
Ist das Guthaben kleiner als die Rechnung, wird nur der Rest als Transaktion angelegt.

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Wo Sie das sehen

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Auf der Rechnung

Auf der Rechnung sehen Sie, wenn Lieferantenguthaben angerechnet wurde. Dadurch ist klar:
  • ob ein Teilbetrag reduziert wurde
  • ob gar keine Zahlung mehr nötig ist

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In der Rechnungsliste

Ist eine Rechnung vollständig durch Guthaben abgedeckt, zeigt ibana dies direkt in der Liste. So sieht die Rechnung nicht mehr so aus, als wäre noch eine normale Zahlung geplant.

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Beim Geschäftspartner

In den Geschäftspartnerdetails sehen Sie:
  • das aktuelle Lieferantenguthaben
  • die zugrunde liegende Guthabenaktivität
Dort ist nachvollziehbar:
  • wann Guthaben entstanden ist
  • auf welche Rechnung es angerechnet wurde
  • welche Gutschrift oder welches manuelle Guthaben die Quelle war

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Manuelles Lieferantenguthaben

Wenn bei der Einführung von ibana bereits ein offenes Guthaben bei einem Lieferanten besteht, können Sie dieses direkt beim Geschäftspartner als manuelles Guthaben anlegen. Dafür reichen:
  • Betrag
  • optionale Beschreibung
Das ist vor allem hilfreich, wenn ältere Gutschriften nicht rückwirkend in ibana angelegt werden sollen.

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Wenn ein manuelles Guthaben falsch angelegt wurde

Unbenutztes manuelles Guthaben kann wieder entfernt werden. Sobald es bereits auf eine Rechnung angerechnet wurde, lässt es sich nicht mehr direkt löschen. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar.

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Warum das hilfreich ist

Mit dieser Funktion wird der Umgang mit Gutschriften deutlich einfacher:
  • Guthaben muss nicht mehr manuell nebenbei verwaltet werden
  • zukünftige Zahlungen werden automatisch reduziert
  • vollständige Verrechnungen führen nicht mehr zu unnötigen Transaktionen
  • die Herkunft und Verwendung des Guthabens bleibt sichtbar
Gerade im Zusammenspiel mit Transaktionen und Zahlungsläufen hilft das dabei, den tatsächlichen Zahlungsbedarf pro Lieferant klarer zu sehen.