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Diese Seite beschreibt, was in den Buchungsdateien eines Exports steht und mit welchen Einstellungen Sie den Inhalt steuern. Alle genannten Einstellungen sind nur für Admins sichtbar.

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Formate

Für einzelne Organisationen schaltet ibana zusätzliche, kundenspezifische Formate frei (z. B. jiliti). Sie erscheinen dann in der Formatauswahl. Jede Kontierungszeile einer Rechnung wird zu einer Buchungszeile. Eine Rechnung mit drei Kontierungszeilen ergibt drei Zeilen in der BMD- und DATEV-Datei und drei Steuerzeilen im RZL-Dokument.

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Welche Angabe in welcher Spalte landet

Bei Ausgangsrechnungen steht in Belegfeld 1 (DATEV) Ihre eigene Rechnungsnummer, in belegnr (BMD) ebenfalls; die Bestellnummer des Kunden geht in extbelegnr und in die DATEV-Auftragsnummer.

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Vorzeichen und Buchungsseite

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Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Erwerb

Bei Kontierungszeilen mit einem Steuercode der Behandlung Reverse Charge oder Innergemeinschaftlicher Erwerb ist der Betrag der Kontierungszeile netto. ibana exportiert dann
  • den Nettobetrag als Betrag bzw. Umsatz,
  • als Steuersatz den Satz des Steuercodes (nicht die 0 % der Rechnung) und
  • als Steuerbetrag die daraus berechnete Steuer.
Bei allen anderen Behandlungen ist der Betrag brutto; der Steuerbetrag ist die darin enthaltene Steuer. Mehr zum Satz am Steuercode unter Steuercodes: Grundlagen.

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Geschäftsjahr

BMD und DATEV erhalten eine Datei pro Geschäftsjahr. Den Beginn des Geschäftsjahres legen Sie unter Einstellungen → Allgemein → Geschäftsjahr fest. Bei DATEV entscheidet das Rechnungsdatum, bei BMD das Buchungsdatum: Hat eine Eingangsrechnung eine Buchungsperiode (an der Rechnung über Buchungsperiode überschreiben), bucht BMD sie in diesen Monat, sonst in den Monat des Rechnungsdatums.

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Fehlender externer Code

Hat ein Steuercode keinen externen Code, bleibt das Steuerfeld der Zeile leer. Der Export läuft trotzdem durch. Prüfen Sie die Codes unter Einstellungen → Steuercodes, bevor Sie zum ersten Mal exportieren: Vorschläge und Export-Mappings.

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BMD-Optionen

Unter Einstellungen → Export steuern Sie zwei optionale Spalten der BMD-Buchungsdatei für Eingangsrechnungen. Jede Änderung speichert ibana sofort und bestätigt sie mit Export-Einstellungen gespeichert. Für Ausgangsrechnungen und Kartentransaktionen gelten diese Schalter nicht. Ausgeschaltete Spalten fehlen in der Datei ganz; ibana schreibt sie nicht leer.

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Monatlich abgrenzen

Hat eine Eingangsrechnung einen Leistungszeitraum, erscheint darunter die Option Monatlich abgrenzen (n Monate). Ist sie gesetzt, schreibt der BMD-Export für diese Rechnung
  • abgr-giltvon: den Beginn des Leistungszeitraums und
  • abgr-anzahlmonate: die Zahl der Monate.
BMD verteilt den Betrag dann gleichmäßig auf diese Monate. ibana zählt die Länge des Zeitraums; ein angebrochener Monat zählt voll. 15.01. bis 14.01. des Folgejahres ergibt 12 Monate. Die beiden Spalten enthält nur eine Datei, in der mindestens eine Rechnung zur Abgrenzung markiert ist. Löschen Sie den Leistungszeitraum, entfernt ibana auch die Markierung. DATEV, RZL und die ibana-CSV übernehmen die Abgrenzung nicht.

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Buchungstext

Den Buchungstext für Eingangsrechnungen setzen Sie unter Einstellungen → Allgemein → Buchungstext (Eingangsrechnungen) aus Bausteinen zusammen (Allgemein). ibana verbindet die Bausteine mit „ - “ und lässt leere Bausteine weg.
  • Ziehen Sie die Bausteine in die gewünschte Reihenfolge, fügen Sie mit Baustein hinzufügen weitere hinzu und speichern Sie mit Speichern. Mindestens ein Baustein bleibt stehen.
  • Zurücksetzen stellt die Vorgabe Kreditorenname - Rechnungsnummer - Notiz wieder her.
  • Buchungstext-Feld anzeigen (Standard: aus) blendet an Eingangs- und Ausgangsrechnungen und an jeder Kontierungszeile ein Feld Buchungstext ein. Dort überschreiben Sie den Text für eine Rechnung oder eine einzelne Zeile. Es gilt: Text der Kontierungszeile vor Text der Rechnung vor Vorlage. Leeren Sie das Feld, gilt wieder die Vorlage.
Beim ersten Export speichert ibana den Text jeder Rechnung und Kontierungszeile, die noch keinen eigenen hat. Eine spätere Änderung der Vorlage verändert bereits exportierte Rechnungen daher nicht. Der Buchungstext geht in BMD text, DATEV Buchungstext und die Spalte Notiz der ibana-CSV. Ausgangsrechnungen haben keine eigene Vorlage; ihr Buchungstext ist Kunde - Rechnungsnummer - Notiz.

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Währung im Rechnungsexport

Unter Einstellungen → Allgemein → Währung im Rechnungsexport wählen Sie für Eingangs- und Ausgangsrechnungen:
Hat eine Fremdwährungsrechnung keinen Kurs, rechnet „Nur EUR exportieren“ mit dem Kurs 1. Prüfen Sie bei Fremdwährungsrechnungen den Kurs vor dem Export.

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Interne Rechnungsnummer und Belegnummer

Maßgeblich ist die Einstellung zum Zeitpunkt des Exports. RZL schreibt unabhängig davon die interne Rechnungsnummer in Belegnummer (leer, wenn die Rechnung keine hat) und die Rechnungsnummer des Lieferanten in Fremdbelegnummer. Aus der Rechnungsnummer des Lieferanten übernimmt ibana nur Buchstaben, Ziffern und $ % * + / -. Wie die interne Nummer aufgebaut ist, steht unter Allgemein.

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Sammelkreditor

Unter Einstellungen → Allgemein → Sammelkreditor (z.B.: für Kartenzahlungen) hinterlegen Sie Name und Kreditorenkonto eines Sammelkreditors. Hat ein Geschäftspartner die Buchungsstrategie Sammelkreditor, bucht ibana alle seine Eingangsrechnungen im Export auf dieses Kreditorenkonto. Der Name des Geschäftspartners bleibt im Buchungstext erhalten; die BMD-Personenkonten-Datei führt das Konto unter dem Namen des Sammelkreditors. Mehr dazu unter Geschäftspartner pflegen und Kreditkarten und Buchhaltungsexport.

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Benutzerdefinierte Felder im Export

Benutzerdefinierte Felder für Eingangsrechnungen mit einem Spaltenname im Export hängt ibana als eigene Spalten an die BMD-Buchungsdatei und an die ibana-CSV an, in der Reihenfolge der Felder. Der Wert steht auf jeder Zeile der Rechnung. Die Spalte erscheint auch dann, wenn keine Rechnung im Export einen Wert hat. Einrichtung: Benutzerdefinierte Felder.

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ibana .csv

Die ibana-CSV ist für Systeme gedacht, die keines der Buchhaltungsformate lesen. Sie enthält pro Kontierungszeile eine Zeile, getrennt durch Semikolon, mit diesen Spalten: Geschäftspartner Name, Geschäftspartner IBAN, Geschäftspartner UID, Kreditorennummer, Gesamtbetrag, Nettobetrag, Währung, Rechnungsnummer, Interne Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Skontobetrag, Skonto Fälligkeitsdatum, Skonto Kurs (%), Notiz (Buchungstext), Kostenstelle 1 bis Kostenstelle 4 (jeweils „Code - Name“), Sachkonto („Nummer - Name“), Steuerregistrierung, Steuersatz (%), Steuercode, Abrechnungszeitraum Beginn, Abrechnungszeitraum Ende, Buchungsperiode, Exportiert von, Rechnungs-ID, Rechnungsdateiname, Rechnungstyp, Status, danach die exportierten benutzerdefinierten Felder.