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Wenn eine Rechnung trotz versendeter Zahlungserinnerungen nicht bezahlt wird, kann die Forderung direkt aus ibana an den Inkassopartner incaseof.law übergeben werden. incaseof.law ist ein spezialisierter externer Dienstleister für Forderungsmanagement – die Integration ermöglicht die Übergabe in wenigen Schritten, ohne ibana zu verlassen.

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Was ist incaseof.law?

incaseof.law (ICO) ist ein unabhängiger Anbieter für außergerichtliches und gerichtliches Inkasso. Nach der Übergabe übernimmt ICO das weitere Forderungsmanagement vollständig: Zahlungsaufforderungen, gegebenenfalls ein gerichtliches Mahnverfahren und alle weiteren Schritte. ICO arbeitet erfolgsbasiert – für das einreichende Unternehmen entstehen keine direkten Kosten. Die Inkassogebühren werden vom Schuldner eingefordert.
Bei der ersten Übergabe wird automatisch ein Kundenkonto Ihrer Organisation bei incaseof.law angelegt. Damit gehen Sie eine direkte Geschäftsbeziehung mit incaseof.law GmbH ein und stimmen deren AGB und Datenschutzerklärung zu. ibana führt diese Registrierung im Hintergrund durch – Sie werden im Dialog durch die erforderlichen Einwilligungen geführt, bevor die Übergabe erfolgt.

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Wann ist die Funktion verfügbar?

Die Schaltfläche „Inkasso einleiten” erscheint auf einer Ausgangsrechnung, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  • Die Rechnung hat den Status Offen oder Teilweise bezahlt
  • Das Fälligkeitsdatum ist überschritten
  • Es wurde mindestens eine Zahlungserinnerung per E-Mail versendet
  • Die Rechnung ist einem Geschäftspartner zugeordnet
  • Die Rechnung ist in Euro (EUR) ausgestellt
  • Es handelt sich nicht um eine Gutschrift
  • Die Rechnung wurde noch nicht an ICO übergeben
Sobald eine Rechnung übergeben wurde, wird die Schaltfläche durch den ICO-Statusbereich ersetzt.

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Wie die Übergabe funktioniert

Der Ablauf ist ein geführter Dialog mit mehreren Schritten.

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Erstmalige Verbindung

Wenn die Organisation noch nie mit incaseof.law verbunden war, durchläuft man vier Schritte:
  1. Übersicht – Erklärung was passiert, wie der Prozess abläuft und dass keine Kosten entstehen
  2. Einwilligungen – einmalige Zustimmungen, die für die Verbindung erforderlich sind:
    • Übermittlung von Kunden- und Forderungsdaten an ICO
    • Bestätigung der Berechtigung zur Weitergabe der Schuldnerdaten
    • Akzeptanz der AGB von incaseof.law
    • Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung von incaseof.law
    • Kenntnisnahme, dass ICO externe Datenbanken für Bonitäts- und Adressprüfungen abfragen kann
  3. Datenübersicht – Auflistung der Daten, die an ICO übermittelt werden
  4. Bestätigung – Zusammenfassung der Forderung mit Rechnungsnummer, Betrag, Schuldner und Überfälligkeitsdauer; Bestätigung, dass die Forderung fällig, unbestritten und vollständig ist
Der Button im letzten Schritt lautet „Verbinden und Forderung übertragen”.

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Folgeübergaben (Organisation bereits verbunden)

Die Einwilligungen müssen nur einmalig erteilt werden. Bei jeder weiteren Übergabe gibt es drei Schritte:
  1. Übersicht
  2. Datenübersicht
  3. Bestätigung
Der Button im letzten Schritt lautet „Forderung übertragen”.

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Was nach der Übergabe passiert

Nach der Bestätigung läuft im Hintergrund folgendes ab:
  • ibana übermittelt Rechnungs- und Schuldnerdaten an ICO über eine gesicherte Schnittstelle
  • ICO legt den Fall an und übernimmt das Forderungsmanagement
  • Das Rechnungsdokument (PDF) wird an den Fall angehängt
  • Der Fallstatus wird mit ibana synchronisiert und ist direkt in der Rechnungsansicht sichtbar

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Welche Daten werden übermittelt?

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Statusverfolgung in ibana

Sobald eine Rechnung übergeben wurde, erscheint in der Rechnungsansicht ein eigener ICO-Bereich. Dieser zeigt:
  • Fallstatus – aktueller Status des Falls bei ICO
  • Inkassostufe – in welchem Stadium sich die Bearbeitung befindet
  • Übergabedatum – wann die Rechnung weitergeleitet wurde
  • Letzte Synchronisierung – Zeitpunkt der letzten Statusaktualisierung
Der Status wird automatisch im Hintergrund synchronisiert. Über die Schaltfläche „Aktualisieren” kann auch manuell eine Synchronisierung ausgelöst werden.

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Mögliche Fallstatus

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Mögliche Inkassostufen

  • Neu
  • In Bearbeitung
    1. Mahnung
    1. Mahnung
    1. Mahnung
  • Ratenzahlung
  • Gerichtliches Mahnverfahren empfohlen
  • Exekutionsantrag empfohlen
  • Abgeschlossen

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Weitere Kommunikation

Die detaillierte Fallkommunikation und der vollständige Verlauf sind direkt im incaseof.law Partner-Dashboard einsehbar. Ein direkter Link dorthin („Im ICO-Portal ansehen”) wird in der Rechnungsansicht angezeigt, sobald ein Fall angelegt wurde.