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Geschäftspartner sind Stammdaten für Lieferanten, Kund:innen und andere Parteien, die in Rechnungen, Zahlungen und Erinnerungen verwendet werden.

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Welche Daten gepflegt werden

Je nach Anwendungsfall können unter anderem diese Werte hinterlegt werden:
  • Name
  • E-Mail und Beschreibung
  • Straße, PLZ, Ort und Land
  • UID
  • Kreditoren- oder Debitorennummer
  • Bankverbindung
  • Standard-Sachkonto
  • Zahlungsbedingungen
  • Reminder-Einstellungen
  • Vertrauensstatus

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Geschäftspartner anlegen

Geschäftspartner können direkt in ibana angelegt werden. Das ist sinnvoll, wenn ein neuer Lieferant oder Kunde im Tagesgeschäft auftaucht oder wenn ein Stammdatensatz vor dem ersten Export angelegt werden soll. Beim Anlegen werden typischerweise Name, Kontaktdaten, Nummern und Adresse gepflegt. Weitere Angaben wie Bankdaten, Zahlungsbedingungen oder ein Standard-Sachkonto können danach ergänzt werden.

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Geschäftspartner bearbeiten

Bestehende Geschäftspartner können laufend ergänzt oder korrigiert werden, zum Beispiel bei:
  • geänderten Kontaktdaten
  • neuen Bankverbindungen
  • fehlenden Nummern für AP oder AR
  • angepassten Zahlungsbedingungen
  • geänderten Reminder-Einstellungen
Änderungen wirken sich auf nachgelagerte Prozesse aus, etwa auf die Zuordnung von Rechnungen, Zahlungsläufe oder Zahlungserinnerungen.

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Standard-Sachkonto

Für Geschäftspartner kann ein Standard-Sachkonto hinterlegt werden. Das ist nützlich, wenn Belege eines Geschäftspartners häufig gleich kontiert werden.

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Zahlungsbedingungen und Reminder

Auf Geschäftspartner-Ebene können auch Zahlungsbedingungen und Reminder-Einstellungen gepflegt werden. Diese Daten werden vor allem in Offene Forderungen verwendet. Wichtig ist hier vor allem:
  • an wen Erinnerungen gesendet werden
  • ob Erinnerungen für diesen Geschäftspartner aktiviert sind
  • welche Zahlungsbedingungen standardmäßig gelten

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Vertrauensstatus

ibana unterstützt auch die fachliche Einordnung von Geschäftspartnern über ihren Vertrauensstatus. Das hilft dabei, bekannte Geschäftspartner im Bestand klar zu kennzeichnen.

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Zusammenführen und Löschen

Wenn ein Geschäftspartner mehrfach im System existiert, können zwei Datensätze zusammengeführt werden. Dabei werden beide Datensätze gegenübergestellt und in einen gemeinsamen Geschäftspartner übernommen. Ein Geschäftspartner kann nur gelöscht werden, wenn keine verknüpften Rechnungen oder Transaktionen vorhanden sind. In allen anderen Fällen ist das Zusammenführen oder Pflegen der bessere Weg.