Was in der Prüfung typischerweise kontrolliert wird
Nach dem Öffnen einer Rechnung werden in der Regel zuerst die automatisch erkannten Informationen überprüft. Dazu gehören insbesondere:- Geschäftspartner
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeit
- Betrag und Währung
Geschäftspartner prüfen und zuordnen
In ibana kann eine Rechnung:- einem bestehenden Geschäftspartner zugeordnet werden
- mit einem neu angelegten Geschäftspartner verknüpft werden
- auf Abweichungen zwischen Rechnungsdaten und vorhandenen Stammdaten geprüft werden
Kontierung ergänzen
Für die Vorkontierung können in ibana verschiedene Felder gepflegt werden. Typische Kontierungsfelder sind:- Sachkonto
- Kostenstellen
- Steuercode
- interne Rechnungsnummer
Pflichtfelder bewusst definieren
ibana unterstützt nicht nur die Pflege dieser Felder, sondern auch Regeln dafür, wann sie im Prozess verpflichtend sein sollen. Ein Feld kann beispielsweise:- generell optional sein
- bereits zum Start der Freigabe erforderlich sein
- erst in einer frühen oder späten Freigabestufe Pflicht werden
Kostenstellen und Sachkonten im Alltag
Wenn Kostenstellen und Sachkonten gepflegt wurden, können sie in der Rechnungsbearbeitung direkt ausgewählt werden.- Sachkonten bilden die buchhalterische Grundzuordnung
- Kostenstellen ergänzen die organisatorische oder interne Auswertung
- zusammen schaffen beide die Basis für einen sauberen Folgeprozess
Änderungen an wichtigen Feldern
Änderungen an wichtigen Rechnungsdaten können Auswirkungen auf bestehende Freigaben haben. Dazu gehören typischerweise Änderungen an fachlich sensiblen Kernfeldern wie:- Betrag
- Währung
- Geschäftspartner