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Diese Seite erklärt die tägliche Arbeit im Kartenmodul:
vom Matching der Kartentransaktionen bis zu den Auswirkungen auf Buchhaltung und Teamprozess.

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Wie Abrechnungen in ibana importiert werden

Kartenabrechnungen kommen über zwei Wege in ibana:
  1. Upload im UI
    Im Kartenmodul können Abrechnungen direkt als PDF oder CSV hochgeladen werden.
  2. Import via E-Mail (ibana Inbox-Adresse)
    Abrechnungen können an die persönliche/organisationsbezogene ibana Inbox-Adresse gesendet werden.
Beim E-Mail-Import erkennt ibana automatisch, ob es sich um eine Kartenabrechnung handelt, und importiert diese entsprechend als Abrechnung.

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Rechnungs-Matching im Alltag

Beim Upload einer Kartenabrechnung versucht ibana automatisch, passende Rechnungen zu finden und zuzuordnen. Die Zuordnung basiert auf den verfügbaren Informationen der Kartentransaktion (z. B. Betrag, Datum, Referenz/Geschäftspartner-Kontext). Anschließend klären Sie offene oder unklare Fälle fachlich:
  1. Rechnung zuordnen
    Die Transaktion wird mit der passenden Rechnung verknüpft.
  2. Keine Rechnung erforderlich
    Falls kein Beleg nötig ist, markieren Sie den Fall entsprechend.
  3. Sachkonto setzen (bei „keine Rechnung erforderlich“) Damit bleibt die Transaktion trotzdem buchhalterisch vollständig.
So entsteht ein sauberer, nachvollziehbarer Status pro Transaktion.

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Auswirkungen des Matchings

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1. Exportbereitschaft

Matching ist eine zentrale Voraussetzung dafür, dass eine Transaktion im Buchhaltungsexport erscheint.
Unvollständige Fälle bleiben sichtbar, aber werden nicht exportiert, bis alle Pflichtangaben gesetzt sind.

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2. FX-Differenz bei Fremdwährung

Bei Fremdwährungsfällen kann durch die Zuordnung einer Rechnung eine Kursdifferenz (EUR) sichtbar werden. Praktisch bedeutet das:
  • Unterschiedliche Kurse zwischen Kartenabbuchung und Rechnungsbewertung werden transparent.
  • Sie sehen früh, wo Abweichungen entstehen.
  • Diese Information hilft bei korrekter Abstimmung vor dem Export.

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3. Konto-/Gegenkonto-Kontext

Durch Zuordnung und Kartenstammdaten entsteht die fachliche Basis für Konto/Gegenkonto im Export.
Das reduziert spätere Korrekturen in der Buchhaltung.

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Fehlende Rechnungen und Erinnerungen

Das Kartenmodul macht fehlende Rechnungen sichtbar (z. B. über Zähler und Filter auf „fehlende Rechnungen“). Zusätzlich gibt es automatische Erinnerungen für Karten-Nutzer:innen, wenn Transaktionen ohne zugeordnete Rechnung offen sind.
So bleiben offene Fälle präsent und werden schneller abgeschlossen.

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Berechtigungen und Rollen

Für den Arbeitsalltag wichtig:
  • Nutzer:innen können ihre zugeordneten Karten und Kartendaten einsehen.
  • Mit der Berechtigung „Zahlungskarten verwalten“ können Karten, Abrechnungen und Exporte umfassend verwaltet werden.
Damit ist klar getrennt, wer nur mit eigenen Karten arbeitet und wer den gesamten Kartenprozess steuert.

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Empfehlung für die tägliche Nutzung

  1. Regelmäßig auf „fehlende Rechnungen“ prüfen.
  2. Transaktionen zeitnah zuordnen oder als „keine Rechnung erforderlich“ markieren.
  3. Bei optionalen Fällen konsequent Sachkonto setzen.
  4. FX-Differenzen vor Export kurz prüfen.
So bleibt der Kartenprozess stabil, transparent und exportbereit.