Was ein Freigabeworkflow in ibana abbildet
Ein Workflow besteht in ibana aus:- einem Namen
- einem oder mehreren Freigabeschritten
- den zugeordneten Freigeber:innen je Schritt
- einer Freigaberichtlinie je Schritt
- optional einer Aktivierungsregel auf Basis des Rechnungsbetrags
Freigaberichtlinien
Für jeden Schritt kann definiert werden, wie viele Personen tatsächlich freigeben müssen. ibana unterstützt drei Grundlogiken:- eine Person reicht aus
- alle ausgewählten Personen müssen freigeben
- eine frei definierte Anzahl von Freigaben ist erforderlich
Mehrstufige Freigaben
Wenn ein einzelner Schritt nicht ausreicht, können mehrere Schritte definiert werden. Zum Beispiel:- zunächst fachlich geprüft und danach kaufmännisch freigegeben werden soll
- bestimmte Beträge zusätzlich von einer zweiten Ebene freigegeben werden müssen
- verschiedene Verantwortlichkeiten getrennt werden sollen
Aktivierungsregeln nach Betrag
Für Eingangsrechnungen können zusätzliche Schritte abhängig vom Betrag aktiviert werden. Zum Beispiel:- Standardfreigabe für kleinere Rechnungen
- zusätzliche Freigabestufe ab einer definierten Schwelle
Standard-Workflow definieren
Ein Workflow kann als Standard-Workflow markiert werden. Dann steht er für neue Rechnungen direkt als Ausgangspunkt bereit. Für den Start reicht meist:- einen Standard-Workflow anlegen
- mit einem ersten Freigabeschritt beginnen
- klare Freigeber:innen zuordnen
- erst danach weitere Stufen oder Betragsregeln ergänzen