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Dieses Kapitel erklärt, wie der Abgleich zwischen Ausgangsrechnungen (Offene Forderungen) und Banktransaktionen in ibana funktioniert. Ziel ist, dass Sie jederzeit nachvollziehen können:
  • welche Rechnungen bereits bezahlt sind
  • welche nur teilweise bezahlt sind
  • welche Zahlungen noch zugeordnet werden müssen
  • welche Zuordnungen ibana als Empfehlung vorschlägt

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Grundprinzip

In ibana wird der Zahlungsabgleich als Zuordnung zwischen zwei Seiten geführt:
  • Ausgangsrechnung (A/R Rechnung, offene Forderung)
  • Banktransaktion (eingehende Zahlung)
Eine Zuordnung kann:
  • 1:1 sein (eine Zahlung zu einer Rechnung)
  • 1:n sein (eine Zahlung deckt mehrere Rechnungen)
  • n:1 sein (mehrere Zahlungen decken eine Rechnung, z. B. Teilzahlungen)

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Statuslogik

Sowohl auf Rechnungs- als auch auf Transaktionsseite sehen Sie den Fortschritt über Status:
  • Nicht zugeordnet
  • Teilweise zugeordnet
  • Vollständig zugeordnet
Dadurch ist sofort sichtbar, ob noch ein Restbetrag offen ist.

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Automatische Zuordnung & Empfehlungen

ibana nutzt Matching-Logik, um passende Zuordnungen zu erkennen. Es gibt zwei Ergebnisarten:
  • Automatische Zuordnung
    Das System bewertet mehrere Faktoren (z. B. Betrag, Datum, Referenz) und ordnet bei hoher Übereinstimmung direkt zu.
  • Empfehlung
    Wenn die Bewertung nicht eindeutig ist, erhalten Sie einen Vorschlag zur manuellen Entscheidung.
Empfehlungen können mit einem Klick übernommen werden (Zuordnen) oder verworfen werden.

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Wo Sie Empfehlungen sehen

Empfehlungen erscheinen auf beiden Seiten:
  • im Banktransaktions-Detail bei den passenden Rechnungen
  • im A/R-Rechnungs-Detail bei den passenden Banktransaktionen
In den großen Tabellen wird aus Platz- und Fokusgründen nur die wichtigste Empfehlung hervorgehoben.

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Manuelle Korrektur

Falls ein Vorschlag nicht passt, können Sie:
  • Zuordnungen manuell setzen
  • bestehende Zuordnungen lösen
  • Empfehlungen verwerfen
Nach jeder Änderung aktualisiert ibana die relevanten Vorschläge, damit Sie auf beiden Seiten mit konsistenten Informationen arbeiten.

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Typische Praxisfälle

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1. Eine Zahlung für mehrere Rechnungen

Eine eingehende Zahlung deckt mehrere offene Forderungen. In ibana können Sie mehrere Rechnungen derselben Transaktion zuordnen.

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2. Teilzahlung

Eine Zahlung deckt nur einen Teilbetrag. Die Rechnung bleibt auf teilweise zugeordnet, bis der Restbetrag zugeordnet wurde.

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3. Falscher Vorschlag

Wenn ein Vorschlag fachlich nicht passt, verwerfen Sie ihn im Detailbereich. So bleibt die Arbeitsliste sauber und Sie fokussieren auf relevante Fälle.

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Empfehlung für den Arbeitsablauf

  1. Starten Sie in der Tabelle mit Empfehlungen/zugeordneten Status.
  2. Nutzen Sie im Detail die 1‑Klick-Zuordnung für klare Fälle.
  3. Prüfen Sie bei gleichen Beträgen zusätzlich Fälligkeit/Referenz.
  4. Korrigieren oder verwerfen Sie unpassende Vorschläge direkt.
So bleiben offene Forderungen und Zahlungseingänge laufend synchron und transparent.