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In Finanzabteilungen lassen sich die meisten operativen Aufgaben auf zwei zentrale Prozesse zurückführen:
  • Eingangsrechnungen (Accounts Payable) – Was müssen wir bezahlen, wann und wofür?
  • Ausgangsrechnungen (Accounts Receivable) – Welche Beträge erwarten wir noch und wann gehen sie ein?
ibana ist genau um diese beiden Kernprozesse herum aufgebaut. Ziel ist es, diese Prozesse nicht nur technisch abzubilden, sondern sie verständlich, strukturiert und mit Hilfe von Automatisierung effizient zu gestalten. Die folgenden Abschnitte erklären sowohl, was diese Finanzprozesse grundsätzlich leisten, als auch wie ibana sie konkret unterstützt.

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Eingangsrechnungen (Accounts Payable)

Der Eingangsrechnungsprozess beginnt mit dem strukturierten Rechnungseingang und endet mit der tatsächlichen Zahlung an den Lieferanten. Ziel ist es sicherzustellen, dass jede Rechnung korrekt erfasst, geprüft, freigegeben, verbucht und fristgerecht bezahlt wird. Typischerweise umfasst dieser Prozess folgende Schritte:

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1. Zentrale Erfassung von Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle, etwa per E-Mail oder als PDF-Dokument.
ibana stellt dafür eine zentrale Inbox zur Verfügung, über die Rechnungen gesammelt und einheitlich erfasst werden können. So wird vermieden, dass Rechnungen in einzelnen Postfächern liegen bleiben oder manuell weitergeleitet werden müssen.

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2. Automatische Datenerkennung & Vorkontierung

Nach dem Eingang liest ibana die Rechnungen automatisiert aus. Relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsbetrag, Steuerdaten, Zahlungsziel und Fälligkeit werden extrahiert. Auf Basis historischer Rechnungen, vorhandener Stammdaten und gelernter Muster schlägt ibana passende Kontierungen vor.
Diese Vorschläge können geprüft, angepasst und bestätigt werden.

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3. Flexible Freigabeprozesse

Anschließend durchläuft die Rechnung einen Freigabeprozess. Dieser kann aus mehreren Schritten bestehen und zum Beispiel abhängig von:
  • Betragsgrenzen
  • Kostenstellen
  • Verantwortlichkeiten
definiert werden. So wird sichergestellt, dass jede Rechnung von den richtigen Personen geprüft und freigegeben wird.

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4. Vorbereiteter Buchhaltungsexport

Nach der Freigabe stehen die Rechnungen vollständig vorkontiert für die Buchhaltung bereit.
Steuerberater:innen oder interne Buchhalter:innen können diese mit wenigen Klicks in das jeweilige Buchhaltungssystem übernehmen – ohne zusätzlichen manuellen Erfassungsaufwand. ibana fungiert dabei als vorgelagerter Prozesslayer vor der Buchhaltung.

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5. Zahlungsworkflow & Zahlungsläufe

Parallel zur buchhalterischen Übergabe kann aus einer freigegebenen Rechnung eine Zahlung erstellt werden.
Rechnung und Zahlung werden dabei als getrennte, aber logisch verbundene Objekte behandelt. Zahlungen werden im Zahlungsworkflow gesammelt und zu Zahlungsläufen zusammengefasst. Zahlungsläufe können:
  • manuell oder
  • automatisch (z. B. wöchentlich)
erstellt und – falls gewünscht – über einen eigenen Freigabeprozess genehmigt werden. Am Ende steht ein Zahlungsdatenträger (z. B. eine XML-Datei), der im Online-Banking oder in der Banking-App hochgeladen werden kann.

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Ausgangsrechnungen (Accounts Receivable)

Der Ausgangsrechnungsprozess sorgt dafür, dass offene Forderungen transparent nachverfolgt werden und Zahlungseingänge korrekt zugeordnet sind. Ziel ist es, jederzeit zu wissen, welche Beträge noch erwartet werden.

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1. Import fertiger Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen werden in vielen Unternehmen bereits in anderen Systemen erstellt, etwa in:
  • ERP-Systemen
  • Projekt- oder Zeiterfassungstools
  • branchenspezifischen Abrechnungssystemen
ibana setzt daher nicht bei der Erstellung der Rechnung an, sondern beim Import fertiger Rechnungen. Diese können beispielsweise per Upload oder per E-Mail-Weiterleitung in ibana übernommen werden.

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2. Datenerkennung & Strukturierung

ibana liest die relevanten Informationen aus den Ausgangsrechnungen automatisiert aus und legt sie strukturiert ab.
Dazu zählen unter anderem Rechnungsbetrag, Fälligkeit, Kundendaten und Referenzen.

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3. Bankanbindung & Zahlungseingänge

Durch die Anbindung von Bankkonten erkennt ibana eingehende Zahlungen.
Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Ausgangsrechnungen abgeglichen. Dieser Abgleich kann bei Bedarf manuell ergänzt oder korrigiert werden.

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4. Übersicht offener Forderungen

Auf Basis des Bankabgleichs entsteht eine laufend aktuelle Übersicht darüber:
  • welche Rechnungen bezahlt sind
  • welche offen sind
  • welche bereits überfällig sind
So ist jederzeit transparent, welche Zahlungseingänge noch erwartet werden.

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5. Zahlungserinnerungen & Mahnungen

Für offene Rechnungen können Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden.
Dies kann:
  • manuell über definierte Vorlagen oder
  • automatisiert, z. B. eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Fälligkeit
erfolgen.
Durch die Kombination von Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozessen schafft ibana einen ganzheitlichen Überblick darüber, welche Zahlungen anstehen und welche Zahlungseingänge erwartet werden. Damit bildet ibana die Grundlage für transparente Liquiditätsübersicht und moderne Finanzsteuerung.