1. Sachkonten pflegen
Sachkonten stehen in der Rechnungsbearbeitung zur Auswahl bereit. Relevant sind:- relevante Sachkonten importieren
- Benennung und Nummern konsistent halten
- festlegen, ob das Feld verpflichtend sein soll
2. Kostenstellen pflegen
Kostenstellen ergänzen die Kontierung um die interne Zuordnung. Relevant sind:- Kostenstellen vollständig anlegen oder importieren
- sinnvolle Feldbezeichnungen definieren
- festlegen, in welchen Prozessschritten Kostenstellen Pflicht sein sollen
3. Steuercodes sauber aufsetzen
Steuercodes steuern die steuerliche Behandlung und den Export. Relevant sind:- mit einer klaren Basisstruktur starten
- nur aktiv benötigte Steuercodes sichtbar halten
- externe Codes für die Zielbuchhaltung sauber pflegen
4. Pflichtfelder passend zum Prozess definieren
ibana erlaubt es, bestimmte Kontierungsfelder an Prozesspunkte zu koppeln. Dazu gehören zum Beispiel:- Muss das Sachkonto bereits vor Start der Freigabe gesetzt sein?
- Müssen Kostenstellen in der ersten oder erst in der letzten Freigabestufe vollständig sein?
- Welche Angaben sollen Finance prüfen, welche Fachbereiche?
5. Organisatorische Grundeinstellungen
Zusätzlich gibt es Einstellungen für:- automatische Vergabe von Kreditorennummern
- interne Rechnungsnummern für Eingangsrechnungen
- Geschäftsjahr bzw. Startmonat des Fiscal Year
- Exporteinstellungen für Währungen
6. Geschäftspartner sauber pflegen
Geschäftspartner beeinflussen Zuordnung, Vorschläge und Standardkontierung. Relevant sind:- eindeutige Lieferantenstammdaten
- Kreditorennummern
- Standard-Sachkonten für wiederkehrende Lieferanten
Automatische Kreditorennummern
ibana kann neue Geschäftspartner automatisch mit aufsteigenden Kreditorennummern versehen. Das ist relevant, wenn:- viele Lieferanten zentral in ibana gepflegt werden
- die Nummernlogik nicht manuell geführt werden soll
- die Nummern im Export konsistent bleiben sollen
Interne Rechnungsnummern
Für Eingangsrechnungen kann eine interne Rechnungsnummernlogik aktiviert werden. Damit lässt sich steuern:- ob interne Nummern vergeben werden
- ob sie nach Kalenderjahr oder Geschäftsjahr segmentiert sind
- ob zusätzlich ein Monatssegment enthalten ist
- wie die laufende Nummer aufgebaut wird
Geschäftsjahr und Exportlogik
Relevant ist außerdem, wie mit Währungen im Rechnungsexport umgegangen wird:- nur EUR exportieren
- oder Fremdwährungen in Originalform beibehalten