Dauerrechnungen

Dauerrechnungen gelten für einen längeren Zeitraum und wiederholen sich in einem festen Rhythmus. Typische Beispiele sind Miete, Leasing, Wartung oder andere regelmäßig wiederkehrende Rechnungen. In ibana wird die ursprüngliche Rechnung als Quelle verwendet. Auf dieser Basis erstellt ibana automatisch weitere Rechnungen in dem von Ihnen definierten Intervall.

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Was eine Dauerrechnung in ibana ist

Eine Dauerrechnung besteht in ibana aus zwei Teilen:

• der Quellrechnung
• den daraus automatisch erzeugten Rechnungen

Die Quellrechnung ist die ursprüngliche Rechnung, die Sie importieren und bearbeiten. Sie enthält die Einstellungen für die automatische Erstellung. Die erzeugten Rechnungen sind eigenständige Rechnungen im System. Sie gehören fachlich zur Quellrechnung, werden aber wie normale Rechnungen im Prozess geführt.

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Wann Dauerrechnungen sinnvoll sind

Dauerrechnungen sind besonders sinnvoll, wenn:

• Rechnungen regelmäßig in gleicher oder ähnlicher Form wiederkehren
• dieselben Rechnungsdaten mehrmals gebucht werden sollen
• die manuelle Neuerfassung vermieden werden soll

Typische Beispiele sind:

• Miete
• Leasing
• wiederkehrende Service- oder Wartungsrechnungen
• laufende Gebühren mit festem Intervall

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Dauerrechnung einrichten

Die Einstellung befindet sich in der Rechnungsdetailansicht direkt unter dem Typ der Rechnung. Aktivieren Sie dort die Option Dauerrechnung. Anschließend legen Sie fest:

• das Intervall
• das Ende der automatischen Erstellung
• den Freigabestatus für erzeugte Rechnungen

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Intervall

Sie definieren, in welchem Abstand ibana weitere Rechnungen erstellen soll. Aktuell unterstützt ibana:

• jeden Monat
• alle 2 Monate
• allgemein: alle n Monate

Die Quellrechnung selbst ist immer die erste Rechnung der Reihe.

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Ende der automatischen Erstellung

Für das Ende stehen zwei Varianten zur Verfügung:

• Enddatum
• Anzahl der Rechnungen

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Enddatum

Mit einem Enddatum erstellt ibana so lange weitere Rechnungen, bis das definierte Datum erreicht ist.

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Anzahl der Rechnungen

Mit der Anzahl der Rechnungen definieren Sie die Gesamtanzahl der Rechnungen in der Reihe. Dabei ist die Quellrechnung bereits enthalten. Beispiel:

• Quellrechnung im Februar
• Anzahl der Rechnungen: 3

Dann gibt es insgesamt:

• die Quellrechnung
• zwei weitere automatisch erzeugte Rechnungen

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Freigabe für erzeugte Rechnungen

Für automatisch erzeugte Rechnungen können Sie festlegen, wie diese in den Freigabeprozess starten. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Jede Rechnung einzeln freigeben
• Neue Rechnungen automatisch freigeben

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Jede Rechnung einzeln freigeben

Erzeugte Rechnungen werden mit einem offenen Status angelegt und müssen wie normale Rechnungen geprüft und freigegeben werden.

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Neue Rechnungen automatisch freigeben

Erzeugte Rechnungen werden direkt freigegeben. Wenn für die Rechnung die Erstellung einer Transaktion aktiviert ist, kann ibana auch die zugehörige Transaktion automatisch anlegen.

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Wann ibana weitere Rechnungen erstellt

ibana erstellt weitere Rechnungen nur dann automatisch, wenn die Quellrechnung freigegeben ist. Das bedeutet:

• nicht freigegebene Quellrechnung: keine automatische Erstellung
• freigegebene Quellrechnung: automatische Erstellung gemäß Intervall

Wenn eine Quellrechnung erst später freigegeben wird, erstellt ibana die bis dahin fälligen Rechnungen im nächsten Lauf nach.

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Was bei erzeugten Rechnungen übernommen wird

Erzeugte Rechnungen basieren auf der Quellrechnung. Dabei werden die relevanten Rechnungsinformationen übernommen. Dazu gehören typischerweise:

• Beträge
• Geschäftspartner
• Kontierung
• Kostenstellen
• Steuercodes
• Einstellungen zur Transaktionserstellung

Datumsbezogene Felder werden passend zum Intervall weitergeschoben, zum Beispiel:

• Rechnungsdatum
• Fälligkeit
• Leistungszeitraum

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Quellrechnung und erzeugte Rechnungen erkennen

ibana zeigt in der Rechnungsdetailansicht klar an:

• ob eine Rechnung die Quellrechnung einer Dauerrechnung ist
• ob eine Rechnung automatisch aus einer Dauerrechnung erzeugt wurde
• welche Rechnungen bereits zu einer Reihe gehören

Bei automatisch erzeugten Rechnungen finden Sie außerdem einen Verweis zurück zur Quellrechnung.

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Dauerrechnung beenden oder reaktivieren

Eine laufende Dauerrechnung kann jederzeit beendet werden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn:

• sich der Betrag ändert
• eine neue Dauerrechnung die alte ersetzt
• die wiederkehrende Rechnung nicht mehr gültig ist

Wenn die automatische Erstellung beendet wurde, können bereits erzeugte Rechnungen weiterhin normal verwendet werden. Nur zukünftige Rechnungen werden dann nicht mehr automatisch erstellt. Falls nötig, kann eine beendete Dauerrechnung auch wieder reaktiviert werden.

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Dauerrechnungen im Archiv finden

Im Rechnungsarchiv können Dauerrechnungen gezielt gefiltert werden. Der Filter Dauerrechnung zeigt:

• Quellrechnungen
• automatisch erzeugte Rechnungen

Zusätzlich sehen Sie in der Tabelle, zu welcher Reihe eine Rechnung gehört, zum Beispiel:

• 1 von 12
• 2 von 12

So ist schnell erkennbar, ob es sich um die Quellrechnung oder um eine erzeugte Rechnung innerhalb der Reihe handelt.

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Typische Anwendungsfälle

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Miete

• Quellrechnung im Februar
• Intervall: monatlich
• Gesamtanzahl: 12 Rechnungen

ibana behandelt die importierte Rechnung als erste Rechnung und erzeugt danach die weiteren Monatsrechnungen automatisch.

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Änderung während der Laufzeit

Wenn sich eine bestehende Dauerrechnung ändert, zum Beispiel durch einen neuen Mietbetrag, gehen Sie typischerweise so vor:

• bestehende Dauerrechnung beenden
• neue Rechnung importieren
• neue Rechnung als Dauerrechnung einrichten

Dadurch bleibt die bisherige Reihe nachvollziehbar und die neue Regelung startet sauber mit einer neuen Quellrechnung.

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Hinweise für die Praxis

Für einen sauberen Ablauf empfiehlt es sich:

• die Quellrechnung vollständig zu prüfen, bevor sie freigegeben wird
• das Ende bewusst zu definieren
• bei Änderungen lieber eine neue Dauerrechnung zu starten als alte Reihen fachlich umzubauen

So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnungen auf welcher Quellrechnung basieren.