Unternehmensdaten
Die UID-Nummer muss mit zwei Buchstaben beginnen, gefolgt von 2 bis 15 Buchstaben oder Ziffern, z. B.
ATU12345678. Leerzeichen entfernt ibana beim Speichern. Bei einem anderen Format zeigt das Feld einen Fehler und der Abschnitt lässt sich nicht speichern. ibana prüft nur das Format, nicht ob die Nummer gültig vergeben ist.
Bei der Registrierung fragt ibana nur den Firmennamen ab. Setzen Sie Land und UID-Nummer, bevor die ersten Rechnungen eingehen: Ohne UID-Nummer kann ibana beim Scan Ihre UID nicht von der des Lieferanten unterscheiden, ohne Land schreiben Agenten Englisch.
Logo
Laden Sie ein Bild im Format JPG, PNG oder SVG hoch, am besten 250 × 250 px, und klicken Sie auf Speichern. Das Logo erscheint neben dem Namen der Organisation in der Seitenleiste und im Kopf der Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden. Standard: kein Logo.Geschäftsjahr
Ändern Sie den Wert, wenn Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, z. B. Juli bis Juni.
Kreditorenkonto und Debitorenkonto
Zwei gleich aufgebaute Abschnitte für die Kontonummern Ihrer Geschäftspartner.
Schalten Sie die Automatik ein, wenn Sie Personenkonten nicht selbst in Ihrer Buchhaltungssoftware vergeben, sondern ibana die Nummern bestimmen soll. Wählen Sie die Startnummer über der höchsten Nummer, die Sie bereits importiert haben, damit sich die Nummernkreise nicht mischen. Bestehende Geschäftspartner behalten ihre Nummern. Mehr zu Kreditoren- und Debitorennummern: Geschäftspartner.
Interne Rechnungsnummer (Einkauf)
Die interne Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die ibana Eingangsrechnungen zusätzlich zur Rechnungsnummer des Lieferanten gibt, z. B. als Belegnummer für die Ablage oder den Buchungstext.
Maßgeblich für Jahr und Monat ist der Tag, an dem die Nummer vergeben wird, nicht das Rechnungsdatum.
E-Mail-Automatik
Wofür: Kommen Rechnungen per E-Mail in ibana, kennt ibana die Absender- und Empfängeradressen. Diese Einstellungen übernehmen die Adressen in die Geschäftspartner, damit Sie sie nicht abtippen.
Tragen Sie unter Ausgeschlossene E-Mail-Domains Ihre eigene Domain und die Ihrer Steuerberatung ein, wenn Sie Rechnungen selbst weiterleiten. Sonst landet Ihre eigene Adresse als E-Mail des Lieferanten.
Währung im Rechnungsexport
Mehr: Export.
Sammelkreditor (z.B.: für Kartenzahlungen)
Wofür: Viele kleine Lieferanten, die Sie per Firmenkarte bezahlen, wollen Sie in der Buchhaltung nicht als eigene Kreditoren führen. Der Sammelkreditor ist ein gemeinsames Kreditorenkonto für solche Geschäftspartner.
Name und Kreditorenkonto setzen Sie gemeinsam oder lassen beide leer; sonst lässt sich der Abschnitt nicht speichern. Welcher Geschäftspartner über den Sammelkreditor läuft, legen Sie beim Geschäftspartner unter Buchungsstrategie fest (Geschäftspartner pflegen). Mehr: Kreditkarten.
Buchungstext (Eingangsrechnungen)
Wofür: Der Buchungstext ist der Text, den Ihre Buchhaltungssoftware zu jeder Buchungszeile anzeigt. ibana setzt ihn aus Bausteinen der Rechnung zusammen.
Leere Bausteine lässt ibana weg. Eine geänderte Vorlage gilt für alle Rechnungen, die noch nicht exportiert sind. Beim ersten Export schreibt ibana den Buchungstext in die Rechnung; spätere Änderungen der Vorlage ändern exportierte Rechnungen nicht mehr.
DATEV übernimmt nur die ersten 55 Zeichen des Buchungstexts. Halten Sie die Vorlage kurz, wenn Sie nach DATEV exportieren.