Rechnungen freigeben

Jede Eingangsrechnung durchläuft vor dem Export einen Freigabeprozess: einen oder mehrere Schritte, in denen festgelegte Personen die Rechnung freigeben oder ablehnen. Die Prozesse richten Admins unter Freigabe-Workflows ein.

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Freigabe anfordern

Vor dem Start müssen ein Geschäftspartner und eine Zahlungsmethode gesetzt sein, bei einer Überweisung auch das Bankkonto des Geschäftspartners. Dazu kommen Sachkonto und Kostenstellen, wenn sie unter Sachkonten bzw. Kostenstellen auf Erforderlich für die Freigabe-Anforderung stehen. Fehlende Felder zeigt ibana als Fehler am jeweiligen Feld an. Was danach passiert:

• Die Rechnung erhält den Status Freigabe ausstehend und wechselt vom Tab Neu in den Tab Alle Freigaben.
• Ist die interne Rechnungsnummer aktiv, vergibt ibana sie jetzt.
• Die Personen des ersten aktiven Schritts finden die Rechnung im Tab Von mir freizugeben und in der täglichen Übersicht am nächsten Werktag. Eine eigene E-Mail für jede neue Freigabe verschickt ibana nicht.
• Schritte mit einer Aktivierungsregel, deren Betragsgrenze die Rechnung nicht überschreitet, werden übersprungen. Wird jeder Schritt übersprungen, ist die Rechnung sofort freigegeben.

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Direkte Freigabe

Ist unter Einstellungen → Freigabe-Workflows die Option Direkte Freigabe für Rechnungen erlauben aktiv, steht im Feld Freigabeprozess zusätzlich Direkte Freigabe. Sie ist nur für Admins und Personen mit Eingangsrechnungen verwalten sichtbar. Statt Freigabe anfordern erscheint dann Freigeben: Die Rechnung ist sofort freigegeben, mit Ihnen als freigebender Person. Dafür müssen alle Felder ausgefüllt sein, die nicht auf Nicht erforderlich stehen.

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Freigabe für mehrere Rechnungen anfordern

1. Markieren Sie im Tab Neu die Rechnungen. Mit gedrückter Umschalttaste wählen Sie einen ganzen Bereich aus.
2. Klicken Sie in der Leiste unten auf Freigabe anfordern und wählen Sie den Workflow, oder darunter Direkte Freigabe.
3. Der Dialog teilt die Rechnungen in Bereit und Fehlende Daten und nennt für jede blockierte Rechnung den Grund, z. B. Fehlt: Geschäftspartner, Zahlungsdaten sind unvollständig oder Rechnung ist nicht mehr neu. Unter Hinweis steht Mögliche Dublette, wenn ibana ein mögliches Duplikat erkannt hat. Den Workflow können Sie im Dialog noch wechseln.
4. Klicken Sie auf Freigabe anfordern (n) bzw. Freigeben (n).

ibana startet die Freigabe nur für die bereiten Rechnungen. Die übrigen bleiben im Tab Neu.

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Als freigebende Person entscheiden

Rechnungen, die auf Ihre Entscheidung warten, stehen im Tab Von mir freizugeben, auch wenn Sie die Freigabe als Delegierte, als Vertretung oder als zusätzliche Freigabe erhalten haben. Im Tab Alle Freigaben zeigt die Spalte Freigeber:in, bei wem die Rechnung gerade liegt und seit wann (Seit 3 Tagen). Rechts auf der Rechnung zeigt Freigabe den Workflow mit allen Schritten. Jede Person steht mit ihrer Entscheidung im Schritt; der Tooltip am Fragezeichen nennt, wie viele Freigaben der Schritt braucht. Übersprungene Schritte sind als Übersprungen markiert.

1. Prüfen Sie die Rechnung. Sie dürfen sie bearbeiten, solange Sie im aktuellen Schritt entscheiden.
2. Tragen Sie optional einen Kommentar ein. Für eine Ablehnung ist ein Kommentar Pflicht.
3. Klicken Sie auf Rechnung freigeben oder Rechnung ablehnen.

Steht ein Sachkonto oder eine Kostenstelle auf Erforderlich für die erste Freigabe oder Erforderlich für die letzte Freigabe, müssen Sie das Feld ausfüllen, bevor Ihre Freigabe zählt. ibana zeigt fehlende Felder beim Klick an. Danach öffnet ibana die nächste Rechnung. Wann ein Schritt abgeschlossen ist:

• Nach einem abgeschlossenen Schritt geht die Rechnung an die Personen des nächsten aktiven Schritts. Wer im abgeschlossenen Schritt noch nicht entschieden hatte, muss nicht mehr entscheiden.
• Nach dem letzten Schritt ist die Rechnung Freigegeben und steht im Tab Bereit zum Export. Ist Überweisung gewählt und das Modul Zahlungen aktiv, legt ibana jetzt die Überweisung an, siehe Zahlungen erstellen. Offenes Lieferantenguthaben verrechnet ibana mit der Rechnung, siehe Gutschriften und Lieferantenguthaben.
• Bei einer Ablehnung erhält die Rechnung den Status Abgelehnt und steht im Tab Abgelehnt.

In der App ibana mobile können Sie Rechnungen ebenfalls freigeben, ablehnen und an einen früheren Schritt zurückgeben. Delegieren und zusätzliche Freigaben anfordern geht nur in der Webanwendung.

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Mehrere Rechnungen freigeben

Markieren Sie im Tab Von mir freizugeben die Rechnungen und klicken Sie in der Leiste unten auf Freigeben. ibana gibt Ihre offene Freigabe für jede Rechnung ohne Kommentar ab. Rechnungen ohne Geschäftspartner überspringt ibana mit einer Meldung.

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Weitere Aktionen

Unter den Freigabe-Buttons öffnet Weitere Aktionen diese Einträge. Jeder erscheint nur, wenn er im aktuellen Schritt möglich ist. Delegieren und zusätzliche Freigaben anfordern kann nur die Person, der die Freigabe gehört. Eine Freigabe, die Sie selbst per Delegierung oder Vertretung übernommen haben, geben Sie nicht weiter.

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Freigabe delegieren

1. Wählen Sie Weitere Aktionen → Meine Freigabe delegieren….
2. Wählen Sie unter Delegieren an die Person. Was danach passiert zeigt die Folgen, z. B. dass Sie in einem späteren Schritt wieder selbst entscheiden.
3. Tragen Sie optional einen Grund ein und klicken Sie auf Delegieren.

• Die Entscheidung der delegierten Person zählt als Ihre. Im Workflow steht sie unter Ihrem Namen mit dem Hinweis auf die Delegierung.
• Die Delegierung gilt nur für den aktuellen Schritt. Sind Sie in einem späteren Schritt erneut eingetragen, kommt die Rechnung dort zu Ihnen zurück.
• Ist die Person im selben Schritt bereits eingetragen, entscheidet sie für Sie beide. Der Dialog weist vor dem Bestätigen darauf hin.
• Die Person erhält eine Mitteilung mit Link zur Rechnung. Sie erhalten eine Mitteilung, sobald sie entschieden hat.
• Solange die Person nicht entschieden hat, zeigt die Rechnung Ihnen Sie haben diese Freigabe an {Name} delegiert. Mit Delegierung aufheben entscheiden Sie wieder selbst.

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Zusätzliche Freigabe anfordern

1. Wählen Sie Weitere Aktionen → Zusätzliche Freigabe anfordern….
2. Wählen Sie unter Freigabe anfordern von die Person, optional einen Grund, und klicken Sie auf Freigabe anfordern.

• Die Person erhält eine Mitteilung und findet die Rechnung im Tab Von mir freizugeben.
• Bis sie geantwortet hat, sind Ihre Buttons gesperrt: Warten auf die angeforderte zusätzliche Freigabe von {Name}. Mit Zusätzliche Freigabe abbrechen entscheiden Sie ohne ihre Antwort.
• Die zusätzliche Freigabe zählt nicht zu den erforderlichen Freigaben des Schritts. Lehnt die Person ab, ist die Rechnung nicht abgelehnt; Sie entscheiden danach selbst.

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An früheren Schritt zurückgeben

Wählen Sie Weitere Aktionen → An früheren Schritt zurückgeben…, markieren Sie den Schritt und klicken Sie auf Zurückgeben. Die Entscheidungen ab diesem Schritt werden verworfen: Die Personen dieses Schritts und aller späteren Schritte entscheiden erneut. Die Rechnung bleibt auf Freigabe ausstehend.

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Freigabeworkflow zurücksetzen

Zurücksetzen können die Personen des aktuellen Schritts sowie Admins und Personen mit Eingangsrechnungen verwalten; die beiden Letzteren auch bei freigegebenen Rechnungen. Nach Workflow zurücksetzen im Bestätigungsdialog:

• Der Workflow und alle Entscheidungen sind gelöscht, die Rechnung steht wieder auf Neu.
• Eine noch nicht freigegebene Überweisung zur Rechnung wird gelöscht. Eine freigegebene oder exportierte Überweisung bleibt unverändert.

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Vertretung bei Abwesenheit

Mit einer Vertretung gehen alle Ihre Freigaben für einen Zeitraum an eine andere Person: Eingangsrechnungen, Zahlungsläufe und Auslagen.

1. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Ihren Namen und wählen Sie Vertretung.
2. Wählen Sie den Zeitraum. Er beginnt frühestens heute.
3. Wählen Sie unter Vertreten durch die Person.
4. Sind Sie in einem Freigabeprozess für Zahlungsläufe eingetragen und darf die gewählte Person keine Zahlungsläufe bearbeiten, erscheint Zahlungsläufe vertreten durch (optional). Bleibt das Feld leer, warten Zahlungsläufe bis zu Ihrer Rückkehr.
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung, z. B. Alle Ihre Freigaben gehen vom {Beginn} bis {Ende} an {Name}., und klicken Sie auf Vertretung speichern.

Was danach passiert:

• Ab dem ersten Tag entscheidet die Vertretung über alle Freigaben, die bei Ihnen offen sind oder neu eingehen. Ihre Entscheidungen zählen wie Ihre eigenen.
• Die Vertretung erhält eine Mitteilung mit Zeitraum und Umfang.
• Nach dem letzten Tag gehen noch offene Freigaben an Sie zurück. Bereits getroffene Entscheidungen bleiben der Vertretung zugeordnet.
• Im Menü zeigt Vertretung den Stand, z. B. Aktiv bis {Datum} oder Beginnt morgen.

Es gibt immer nur eine Vertretung je Person. Mit Vertretung absagen (vor Beginn) oder Vertretung beenden heben Sie sie auf. Vertretungen lassen sich nicht verketten: Sie können niemanden eintragen, der im selben Zeitraum selbst vertreten wird, und keine Vertretung anlegen, solange Sie jemanden vertreten. Für andere einrichten: Admins öffnen Team, klicken auf die Person und wählen im Abschnitt Vertretung den Button Vertretung verwalten. Die vertretene Person erhält eine Mitteilung.

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Erneute Freigabe

Manche Änderungen machen bisherige Entscheidungen ungültig. Rechnung in Freigabe: Ändert jemand Gesamtbetrag, Währung oder den Geschäftspartner (auch dessen Name, IBAN oder UID auf der Rechnung), zeigt ibana Ein wichtiges Feld wurde geändert, wodurch eine erneute Freigabe erforderlich ist. Nach dem Speichern beginnt derselbe Workflow von vorne. Alle Entscheidungen und Delegierungen verfallen; Aktivierungsregeln gelten mit dem neuen Betrag. Freigegebene Rechnung: Nur Admins und Personen mit Eingangsrechnungen verwalten können sie bearbeiten. Ein anderer Geschäftspartner, eine andere IBAN, ein anderer Gesamtbetrag, eine andere Währung, ein anderer Typ oder eine andere Bestellung öffnet den Dialog Neue Freigabe erforderlich. Nach dem Bestätigen startet die Freigabe neu; eine offene Überweisung wird gelöscht, eine freigegebene oder exportierte bleibt bestehen und muss manuell behandelt werden. Einen fehlenden Geschäftspartner nachzutragen erfordert keine neue Freigabe. Alle anderen Änderungen bestätigen Sie im Dialog Freigegebene Rechnung bearbeiten. Existiert der ursprüngliche Workflow nicht mehr, steht die Rechnung danach wieder auf Neu. Bei exportierten Rechnungen lehnt ibana diese Änderungen ab, weil die Freigabe nicht mehr zurückgesetzt werden kann.

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Abgelehnte Rechnungen

Im Tab Abgelehnt stehen alle abgelehnten Rechnungen.

• Wiederherstellen setzt die Rechnung auf Neu; danach lässt sie sich korrigieren und die Freigabe erneut anfordern. Wiederherstellen dürfen Admins und Personen mit Eingangsrechnungen verwalten.
• Ablehnen & Archivieren verschiebt sie mit dem Status Abgelehnt & archiviert ins Archiv. Dort stellen Admins und Personen mit Eingangsrechnungen verwalten sie mit Wiederherstellen wieder her.

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