Rechnungs-Agent: Rechnungen per Richtlinie weiterleiten und freigeben

Der Rechnungs-Agent prüft jede neue Eingangsrechnung anhand Ihrer Richtlinien und führt die Aktion der ersten passenden Richtlinie aus: einen Freigabe-Workflow vorschlagen, einen Freigabe-Workflow starten oder die Rechnung freigeben. Andere Felder der Rechnung ändert er nicht. Sie finden ihn unter Agenten → Rechnungs-Agent. Dieses Modul (Beta) wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Richtlinien anlegen und ändern können nur Admins.

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Was eine Richtlinie ist

Eine Richtlinie beschreibt, welche Rechnungen gemeint sind und was mit ihnen passiert. Eine Richtlinie braucht Kriterien in eigenen Worten, exakte Bedingungen oder beides. Hat sie nur exakte Bedingungen, gilt sie als passend, sobald alle erfüllt sind.

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Exakte Bedingungen

Mit Exakte Bedingung hinzufügen legen Sie eine Zeile aus Feld, Vergleich und Wert an. Eine neue Zeile steht auf Gesamtbetrag, größer als, ohne Betrag, Währung EUR. Wechseln Sie das Feld, setzt ibana Vergleich und Wert zurück. Das Symbol am Ende der Zeile entfernt die Bedingung. Sachkonto und Kostenstellen stammen zum Zeitpunkt der Prüfung aus der Vorkontierung beim Scan.

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Aktionen

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So bewertet der Agent eine Rechnung

1. ibana hat eine neue Eingangsrechnung gescannt und geprüft. Der Agent läuft einmal für diese Rechnung.
2. Hat die Rechnung nicht den Status Neu oder gibt es für sie schon eine Freigabe-Anforderung, wertet der Agent keine Richtlinie aus. Das ist der Fall, wenn eine Regel der Automatischen Rechnungsverarbeitung die Freigabe bereits gestartet hat.
3. Die aktiven Richtlinien werden von oben nach unten geprüft. Inaktive überspringt der Agent.
4. Für jede Richtlinie prüft ibana zuerst die exakten Bedingungen. Ist eine nicht erfüllt, geht es mit der nächsten Richtlinie weiter.
5. Sind alle erfüllt, beurteilt der Agent die Kriterien in eigenen Worten. Dafür sucht er bei Bedarf frühere Rechnungen, z. B. die letzte Rechnung desselben Lieferanten, und vergleicht Beträge, Daten und Positionen. Ergebnis: Stimmt überein, Stimmt nicht überein oder Nicht relevant.
6. Die erste Richtlinie mit Stimmt überein entscheidet. Ihre Aktion wird ausgeführt, alle weiteren Richtlinien werden nicht mehr geprüft.
7. Passt keine Richtlinie, bleibt die Rechnung unverändert.

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Sicherheitsprüfung vor Start und Freigabe

Vor Freigabe-Workflow starten und Automatisch freigeben prüft ibana die Rechnung im Moment der Ausführung. Der Agent führt die Aktion nicht aus, wenn:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, Währung oder Geschäftspartner fehlen,
• die Rechnung keine Buchungszeile hat oder einer Buchungszeile Betrag oder Steuersatz fehlt,
• ein Pflichtfeld fehlt, das Sie unter Einstellungen → Sachkonten oder Einstellungen → Kostenstellen festgelegt haben: für Freigabe-Workflow starten die Felder mit Erforderlich für die Freigabe-Anforderung, für Automatisch freigeben jedes Feld, das nicht Nicht erforderlich ist,
• die Duplikatprüfung ein mögliches Duplikat meldet oder ihr Ergebnis nicht vorliegt.

Die Rechnung bleibt dann im Status Neu, und es wird kein Kommentar geschrieben. Im Protokoll erscheint der Lauf als Keine Richtlinie stimmt überein; in der Detailansicht ist die betroffene Richtlinie trotzdem als Stimmt überein markiert.

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Richtlinie anlegen

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Mit dem Assistenten anlegen

Auf der Seite Agenten → Rechnungs-Agent steht das Eingabefeld Was soll der Agent tun?. Beschreiben Sie dort, wie Rechnungen behandelt werden sollen, oder wählen Sie einen der Vorschläge unter Nützliche Startpunkte. Mit dem Pfeil-Button oder ⌘/Strg + Enter übergeben Sie die Beschreibung an den Assistenten, der sich rechts öffnet. Der Assistent:

• legt pro Bedingung mit eigener Aktion eine eigene Richtlinie an,
• sucht genannte Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen und Freigabe-Workflows heraus und fragt nach, wenn ein Name mehrdeutig ist,
• legt jede Richtlinie inaktiv am Ende der Liste an und ändert bei Bedarf die Reihenfolge,
• ändert bestehende Richtlinien auf Wunsch; jede Änderung ist eine neue Version unter Ihrem Namen,
• setzt Richtlinien auf Wunsch inaktiv, löscht aber keine,
• verlinkt am Ende jede angelegte oder geänderte Richtlinie.

Die Liste aktualisiert sich, sobald der Assistent fertig ist. Aktivieren Sie die Richtlinien selbst, nachdem Sie sie geprüft haben. Über Manuell erstellen legen Sie eine Richtlinie ohne Assistenten an.

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Reihenfolge

Die Liste zeigt die Richtlinien nummeriert in der Reihenfolge, in der sie geprüft werden. Ändern Sie die Reihenfolge per Drag-and-drop am Griff links. Steht eine allgemeine Richtlinie über einer spezielleren, erreicht keine passende Rechnung die speziellere.

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Richtlinie testen (Simulation)

1. Öffnen Sie die Richtlinie und klicken Sie auf Richtlinie testen. Rechts öffnet sich Richtlinie simulieren.
2. Wählen Sie Rechnungen aus Letzte Rechnungen oder suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Lieferant. Jede ausgewählte Rechnung wird sofort bewertet.
3. Ändern Sie die Richtlinie und bewerten Sie dieselbe Rechnung über das Symbol neben ihr erneut.

Die Simulation verwendet den Stand im Formular, auch wenn er noch nicht gespeichert ist. Sie bewertet nur diese eine Richtlinie, unabhängig von der Reihenfolge, und führt keine Aktion aus. Zu jedem Ergebnis zeigt ibana die Begründung des Agenten.

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Versionen

Jedes Speichern, das Name, Kriterien, Bedingungen, Aktion oder Workflow ändert, legt eine neue Version an. Den Verlauf öffnen Sie in der Richtlinie über den Button Version … neben Änderungen speichern. Jede Version zeigt, wer sie wann gespeichert hat und welche Felder sich geändert haben. Das Aktivieren oder Deaktivieren legt keine Version an.

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Aktivität: was der Agent getan hat

Klicken Sie auf Agenten → Rechnungs-Agent → Aktivität anzeigen. Unter Letzte Entscheidungen steht jeder Lauf mit Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, der ausgewählten Richtlinie und dem Ergebnis:

• Automatisch freigegeben
• An … weitergeleitet
• … vorgeschlagen
• Keine Richtlinie stimmt überein
• Lauf fehlgeschlagen

Klappen Sie einen Lauf auf, sehen Sie jede geprüfte Richtlinie in Prüfreihenfolge mit ihrem Ergebnis (Stimmt überein, Stimmt nicht überein, Nicht relevant, Feste Regeln nicht erfüllt, Fehler) und der Begründung. Über Rechnung öffnen gelangen Sie zur Rechnung. Das Suchfeld filtert nach Rechnungsnummer oder Lieferant. Zusätzlich schreibt Ibana Agent einen kurzen Kommentar an die Rechnung, wenn im Lauf mindestens eine Richtlinie Stimmt überein oder Stimmt nicht überein ergeben hat. Der Kommentar fasst in ein bis zwei Sätzen zusammen, welche Richtlinie gepasst hat und warum, oder warum keine gepasst hat.

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Abschalten und rückgängig machen

• Eine Richtlinie abschalten: Schalter in der Liste ausschalten (wird sofort gespeichert) oder in der Richtlinie auf Inaktiv stellen und Änderungen speichern. Ab der nächsten Rechnung wird sie übersprungen.
• Den ganzen Agenten abschalten: Alle Richtlinien auf inaktiv setzen. Die Seite zeigt dann Der Rechnungs-Agent ist pausiert.
• Richtlinie löschen: In der Liste oder in der Richtlinie über das Menü ⋮ → Löschen.
• Automatische Freigabe zurücknehmen: An der Rechnung über Freigabeworkflow zurücksetzen. Die Rechnung steht danach wieder auf Neu. Siehe Rechnungen freigeben.

Abschalten oder Löschen wirkt nur auf künftige Rechnungen. Bereits gestartete Workflows und erteilte Freigaben bleiben bestehen.

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Verwandte Seiten

• Freigabe-Workflows einrichten
• Automatische Rechnungsverarbeitung
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