Eigene Agenten: wiederkehrende Arbeit an Eingangsrechnungen automatisieren

Ein eigener Agent erledigt eine Aufgabe, die Sie in eigenen Worten beschreiben, an jeder neuen Eingangsrechnung: etwa die Kostenstelle anhand einer Projektnummer auf der Rechnung setzen, die Flugnummer in die Notizen schreiben oder die verantwortliche Person benachrichtigen, wenn das Sachkonto fehlt. Sie finden eigene Agenten unter Agenten im Abschnitt Ihre Agenten. Dieses Modul (Beta) wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Agenten anlegen und ändern können nur Admins.

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Was ein eigener Agent darf

Was ein Agent ändern kann, ist fest vorgegeben und lässt sich weder durch Anweisungen noch durch Einstellungen erweitern. In jedem Agenten zeigt die Karte Berechtigungen diese Grenze an. Über Freigaben und Weiterleitungen an Freigabe-Workflows entscheidet ausschließlich der Rechnungs-Agent. Verlangen Ihre Anweisungen eine Freigabe, erledigt der Agent den Teil, den er kann, und nennt in seiner Begründung, was er nicht ausführen konnte.

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Felder, die ein Agent setzt

Sachkonto, Kostenstellen, Steuercode und Steuersatz setzt ein Agent nur für die Rechnung als Ganzes. Ist die Rechnung in mehrere Buchungszeilen aufgeteilt, lehnt ibana die Änderung ab, und der Lauf vermerkt das. Ist das Modul Bestellungen freigeschaltet und hat die Rechnung Rechnungspositionen, schreibt der Agent den Wert auf alle Positionen, sofern diese bisher gleich kontiert sind. Den Steuersatz von Positionen mit Nettobeträgen ändert er nicht.

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Kommentare und Benachrichtigungen

• Kommentar: Der Agent schreibt einen Kommentar an die Rechnung, unter seinem eigenen Namen.
• Benachrichtigung: Der Agent schickt eine Nachricht an Personen in deren Mitteilungen, mit dem Button Rechnung anzeigen. Benachrichtigen kann er nur Personen, die Sie in den Anweisungen mit @ erwähnt haben, und die verantwortliche Person des Agenten. Alle anderen lehnt ibana ab.

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Was ein Agent liest

Der Agent sieht die Daten der Rechnung (Nummer, Typ, Status, Lieferant, Daten, Abrechnungszeitraum, Betrag und Währung, Rechnungspositionen, Notizen, Eingangskanal, benutzerdefinierte Felder). Bezieht sich Ihre Anweisung auf etwas, das nur auf dem Dokument steht, etwa eine Projekt- oder Bestellnummer, liest er den Text des Dokuments. Außerdem durchsucht er Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen, Zahlungen, Banktransaktionen und Auswertungen der gesamten Organisation, unabhängig davon, wer den Agenten angelegt hat.

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Beträge in Fremdwährung

Nennen Ihre Anweisungen einen Betrag mit Währung, etwa „über 500 EUR”, vergleicht der Agent ihn mit dem Rechnungsbetrag in dieser Währung. Bei einer Rechnung in Fremdwährung verwendet er den Betrag in Ihrer Basiswährung, umgerechnet mit dem an der Rechnung gespeicherten Kurs. Ist die Schwelle weder in Rechnungs- noch in Basiswährung angegeben oder fehlt der Kurs, ändert der Agent nichts und nennt den Grund in seiner Begründung.

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Einstellungen eines Agenten

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Agent anlegen

Testen Sie neue Anweisungen in der Simulation, bevor Rechnungen eingehen, oder legen Sie den Agenten an und schalten Sie ihn gleich auf Gestoppt, bis die Simulation passt. Formulieren Sie konkret, wann der Agent handeln soll und wann nicht. Rechnungen, auf die Ihre Anweisungen nicht zutreffen, lässt der Agent unverändert (Nicht zutreffend). Fehlt auf der Rechnung die Information, die er für ein Feld braucht, setzt er das Feld nicht.

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Simulation

Im Tab Simulation führen Sie den Agenten mit den aktuellen Anweisungen an echten Rechnungen aus. Es wird nichts geschrieben und niemand benachrichtigt.

1. Wählen Sie Rechnungen aus Letzte Rechnungen oder suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Lieferant.
2. Jede ausgewählte Rechnung wird sofort geprüft. Ändern Sie die Anweisungen und prüfen Sie dieselbe Rechnung über das Symbol neben ihr erneut.

Die Simulation verwendet die Anweisungen im Editor, auch wenn sie noch nicht gespeichert sind. Sie legt keine Version an und erscheint nicht in der Aktivität.

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Aktivität

Der Tab Aktivität zeigt jeden Lauf des Agenten mit der Rechnung, der verwendeten Version der Anweisungen und dem Ergebnis:

• Gehandelt: Der Agent hat mindestens ein Feld gesetzt, kommentiert oder benachrichtigt.
• Nicht zutreffend: Die Anweisungen trafen auf die Rechnung nicht zu; der Agent hat nichts geändert.
• Fehlgeschlagen: Der Lauf ist abgebrochen. Die verantwortliche Person erhält eine Mitteilung, dass der Agent eine Rechnung nicht verarbeiten konnte, mit der Fehlermeldung.

Zu jedem Lauf sehen Sie die Begründung des Agenten und die Verwendeten Werkzeuge, z. B. Rechnungstext gelesen oder Felder aktualisiert. Über Rechnung öffnen gelangen Sie zur Rechnung. An der Rechnung selbst erscheinen Kommentare und Feldänderungen des Agenten im Verlauf unter dem Namen des Agenten.

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Versionen

Jede gespeicherte Änderung der Anweisungen legt eine neue Version an. Umbenennen, Abschalten oder ein Wechsel der verantwortlichen Person legen keine Version an. Den Verlauf öffnen Sie über den Button Version … oben rechts. Mit Laden holen Sie eine frühere Version in den Editor; mit Änderungen speichern wird sie zur neuen aktuellen Version.

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Stoppen und löschen

• Stoppen: Schalter neben dem Namen auf Gestoppt und Änderungen speichern. Der Agent bearbeitet ab sofort keine Rechnungen mehr, auch keine, die schon eingegangen sind und noch auf ihn warten. Die Karte auf der Seite Agenten zeigt Gestoppt.
• Löschen: Menü ⋮ → Löschen. Bereits ausgeführte Läufe bleiben erhalten.

Bereits gesetzte Felder, Kommentare und Benachrichtigungen bleiben bestehen, wenn Sie einen Agenten stoppen oder löschen. Falsch gesetzte Felder korrigieren Sie an der Rechnung.