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Dieser Leitfaden führt Sie durch die Einrichtung einer neuen Organisation in ibana. Am Ende sind Ihre Unternehmensdaten, Bankkonten, Sachkonten, Kostenstellen und Geschäftspartner in ibana angelegt und Ihr Team ist eingeladen.

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Übersicht

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Was Sie vorbereiten sollten

Legen Sie diese Informationen und Dateien bereit, bevor Sie starten.

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Angaben zu Ihrem Unternehmen

  • Firmenname, Land und UID-Nummer
  • Firmenadresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
  • Monat, in dem Ihr Geschäftsjahr beginnt
  • Firmenlogo als JPG, PNG oder SVG, idealerweise 250 × 250 px

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Bankkonten

  • Kontoinhaber, IBAN und optional BIC jedes Firmenkontos, von dem Sie Rechnungen bezahlen
  • Zugangsdaten zum Online-Banking für jedes Konto, das ibana synchronisieren soll (nur für Schritt 3)

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Exporte aus Ihrer Buchhaltungssoftware

Die Stammdaten übernehmen Sie per CSV-Import. Exportieren Sie dafür diese Listen aus Ihrer Buchhaltungssoftware (z. B. BMD, RZL oder DATEV). Wird Ihre Buchhaltung von einer Steuerberatung geführt, fordern Sie die Listen dort an. Für alle Dateien gilt:
  • Format: nur CSV. Excel-Dateien speichern Sie über Speichern unter → CSV (Trennzeichen-getrennt) um.
  • Kopfzeile: Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Wie die Spalten heißen, ist egal: Beim Import ordnen Sie jede Spalte dem passenden Feld in ibana zu.
  • Trennzeichen: Semikolon oder Komma.
  • Umlaute: Dateien in UTF-8 und den üblichen Windows-Kodierungen werden korrekt gelesen.
Ist ein Geschäftspartner gleichzeitig Lieferant und Kunde, tragen Sie Kreditoren- und Debitorennummer in dieselbe Zeile ein. ibana erkennt Geschäftspartner beim Import ausschließlich an diesen Nummern. Steht derselbe Partner in einer Kreditoren- und einer Debitorendatei, entstehen zwei Geschäftspartner, die Sie danach zusammenführen müssen.

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Ihr Team

  • E-Mail-Adressen der Personen, die mit ibana arbeiten sollen
  • für jede Person die Rolle Admin oder Benutzer und, bei Benutzern, welche Bereiche sie bearbeiten soll (siehe Schritt 7)

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So finden Sie sich in ibana zurecht

  • Anmeldung: Sie melden sich unter app.ibana.io an. Gibt es für Ihr Konto noch keine Organisation, fragt ibana bei der ersten Anmeldung nach dem Namen Ihres Unternehmens und legt die Organisation damit an.
  • Seitenleiste: Alle Bereiche erreichen Sie über die Seitenleiste links. Geschäftspartner und Team stehen im unteren Teil der Navigation.
  • Einstellungen: Einstellungen finden Sie ganz unten in der Seitenleiste. Der Eintrag ist nur für Admins sichtbar. Öffnen Sie ihn, zeigt die Seitenleiste die einzelnen Einstellungsbereiche wie Allgemein, Bankkonten, Sachkonten und Kostenstellen.

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Schritt für Schritt

Gehen Sie die Schritte in dieser Reihenfolge durch. Die Sachkonten kommen vor den Geschäftspartnern, weil Geschäftspartner beim Import auf ihr Standard-Sachkonto verweisen.
1

Unternehmensdaten hinterlegen

Wo: Einstellungen → AllgemeinDie Seite besteht aus mehreren Abschnitten. Jeder Abschnitt hat einen eigenen Speichern-Button; speichern Sie jeden Abschnitt, bevor Sie zum nächsten wechseln.
  1. Unternehmensdaten: Tragen Sie Name, Land, UID-Nummer und Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) ein und klicken Sie auf Speichern. Ist die UID-Nummer ungültig, lässt sich der Abschnitt nicht speichern.
  2. Logo: Laden Sie Ihr Logo hoch und klicken Sie auf Speichern. Das Logo erscheint als Bild Ihrer Organisation in ibana und in Zahlungserinnerungen, die ibana an Ihre Kunden sendet.
  3. Geschäftsjahr: Wählen Sie unter Beginn des Geschäftsjahres den Startmonat und klicken Sie auf Speichern.
Automatische Kreditoren- und Debitorennummern (optional): In den Abschnitten Kreditorenkonto und Debitorenkonto legen Sie fest, ob ibana neuen Geschäftspartnern automatisch aufsteigende Nummern vergibt. Wenn Sie das aktivieren, wählen Sie als Startnummer eine Zahl über der höchsten Nummer, die Sie in Schritt 6 importieren.Mehr dazu: Einstellungen → Allgemein
2

Zahlungsbankkonten anlegen

Wo: Einstellungen → Bankkonten, Abschnitt ZahlungsbankkontenZahlungsbankkonten sind die Konten, von denen Sie Rechnungen bezahlen. ibana erstellt für sie die Zahlungsdateien.
  1. Klicken Sie im Abschnitt Zahlungsbankkonten auf Neues Bankkonto hinzufügen.
  2. Geben Sie Kontoinhaber und IBAN ein, optional die BIC/SWIFT.
  3. Bestätigen Sie mit Neues Bankkonto hinzufügen.
  4. Öffnen Sie beim Konto das Menü … und wählen Sie Als Standard festlegen. Das gilt auch, wenn Sie nur ein Konto anlegen: Ein neues Konto wird nicht automatisch zum Standard. Ohne Standardkonto bleibt auf neuen Rechnungen das Bankkonto für die Zahlung leer.
Mehr dazu: Zahlungsbankkonten
3

Bankkonto verbinden (optional)

Wo: Einstellungen → Bankkonten, Abschnitt Verbundene BankkontenEin verbundenes Bankkonto synchronisiert ibana über Open Banking. Damit sehen Sie Ihre Banktransaktionen in ibana und können Zahlungseingänge Ihren Ausgangsrechnungen zuordnen.
  1. Klicken Sie auf Neues Bankkonto verbinden.
  2. Wählen Sie das Land Ihrer Bank.
  3. Suchen und wählen Sie Ihre Bank.
  4. Sie werden zu Ihrer Bank weitergeleitet. Melden Sie sich im Online-Banking an und bestätigen Sie den Zugriff.
  5. Zurück in ibana wählen Sie die Konten aus, die ibana synchronisieren soll, und klicken auf Bankkonten verbinden.
Die erste Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Der Zugriff ist zeitlich begrenzt: Kurz vor Ablauf zeigt ibana beim Konto einen Hinweis, und Sie verlängern ihn über Zugang erneuern.Mehr dazu: Verbundene Bankkonten
4

Sachkonten importieren

Wo: Einstellungen → Sachkonten
  1. Klicken Sie auf Importieren.
  2. Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in das Upload-Feld oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf Upload starten.
  3. Im Fenster Spalten zuordnen wählen Sie für Kontonummer und Name jeweils die passende Spalte Ihrer Datei.
  4. Aktivieren Sie optional Speichern Sie diese Konfiguration für zukünftige Uploads, damit ibana die Zuordnung beim nächsten Import übernimmt.
  5. Klicken Sie auf Upload starten.
Laden Sie die Datei später erneut hoch, aktualisiert ibana bestehende Sachkonten mit derselben Kontonummer.Pflichtfeld festlegen: Im Abschnitt Pflichtfelder auf derselben Seite bestimmen Sie, ab wann ein Sachkonto auf der Rechnung gesetzt sein muss: Nicht erforderlich, Erforderlich für die Freigabe-Anforderung, Erforderlich für die erste Freigabe oder Erforderlich für die letzte Freigabe.Mehr dazu: Sachkonten
5

Kostenstellen importieren

Wo: Einstellungen → Kostenstellenibana unterstützt bis zu vier Kostenstellen-Dimensionen (KOST 1 bis KOST 4). Jede Dimension importieren Sie mit einer eigenen Datei.
  1. Bezeichnungen anpassen: Benennen Sie im Abschnitt Kostenstellen-Bezeichnungen die Dimensionen so, wie Sie sie intern nennen, z. B. „Abteilung“ statt „KOST 1“. Die Änderung wird gespeichert, sobald Sie das Feld verlassen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Kostenstellen auf Importieren.
  3. Wählen Sie unter Typ die Dimension, zu der die Datei gehört.
  4. Laden Sie die CSV-Datei hoch und klicken Sie auf Upload starten.
  5. Ordnen Sie unter Spalten zuordnen die Spalten Code und Name zu und klicken Sie auf Upload starten.
  6. Wiederholen Sie den Import für jede weitere Dimension.
Ein erneuter Import aktualisiert bestehende Kostenstellen mit demselben Code in derselben Dimension.Pflichtfelder: Im Abschnitt Pflichtfelder legen Sie für jede Dimension fest, ab wann sie auf der Rechnung gesetzt sein muss, mit denselben Optionen wie bei Sachkonten.Mehr dazu: Kostenstellen
6

Kreditoren und Debitoren importieren

Wo: Geschäftspartner in der Seitenleiste
  1. Klicken Sie auf Geschäftspartner hochladen.
  2. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und klicken Sie auf Upload starten.
  3. Ordnen Sie unter Spalten zuordnen die Spalten Ihrer Datei zu. Kreditorennummer und Debitorennummer heißen in ibana Kreditorenkonto und Debitorenkonto. Felder, für die Ihre Datei keine Spalte hat, lassen Sie leer.
  4. Klicken Sie auf Upload starten.
  5. Haben Sie Kreditoren und Debitoren in getrennten Dateien, wiederholen Sie den Import für die zweite Datei.
Der Import läuft im Hintergrund und zeigt währenddessen Wird verarbeitet.... Danach meldet ibana, wie viele Geschäftspartner erstellt oder aktualisiert wurden. Schlagen einzelne Zeilen fehl, nennt ibana die erste fehlgeschlagene Zeile mit dem Grund.Laden Sie die Datei später erneut hoch, aktualisiert ibana vorhandene Geschäftspartner mit derselben Kreditoren- bzw. Debitorennummer, statt sie doppelt anzulegen.
Steht in der Spalte für das Standard-Sachkonto ein Konto, das es in ibana noch nicht gibt, legt ibana es beim Import neu an. Importieren Sie deshalb zuerst Ihre Sachkonten (Schritt 4).
Mehr dazu: Geschäftspartner importieren
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Team einladen

Wo: Team in der Seitenleiste
  1. Klicken Sie auf Teammitglied einladen.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
  3. Wählen Sie die Rolle:
    • Admin: hat alle Berechtigungen in der Organisation, inklusive Abrechnung und Einstellungen.
    • Benutzer: erhält die Bereiche, die Sie für diese Person freigeben.
  4. Klicken Sie auf Neuen Benutzer einladen.
Die Person erhält eine Einladung per E-Mail. Bis sie angenommen ist, steht sie in der Team-Liste als Einladung ausstehend. Abgelaufene Einladungen senden Sie mit Nochmals einladen erneut.Berechtigungen für Benutzer: Klicken Sie in der Team-Liste auf eine Person. Unter Berechtigungen wählen Sie, was sie bearbeiten darf, z. B. Eingangsrechnungen verwalten, Ausgangsrechnungen verwalten, Zahlungen verwalten oder Bankkonten verwalten. Bestätigen Sie mit Teammitglied aktualisieren.Mehr dazu: Teammitglieder einladen und Rollen und Berechtigungen

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Nächste Schritte

Ihre Organisation ist jetzt eingerichtet. Für den laufenden Rechnungsprozess richten Sie als Nächstes ein: