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Mit dem Modul Bestellungen gleicht ibana Eingangsrechnungen mit Bestellungen und Lieferungen aus Ihrem Warenwirtschafts- oder ERP-System ab: Jede Rechnungsposition wird einer Bestellposition zugeordnet, und ibana zeigt, ob mehr verrechnet als bestellt oder geliefert wurde. Dieses Modul wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Den Menüpunkt Bestellungen sehen Admins und Personen mit der Berechtigung Bestellungen verwalten, die Sie unter Team vergeben.

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Wie Bestellungen und Lieferungen in ibana kommen

Bestellungen und Lieferungen übermittelt Ihr System über die ibana API. In der Anwendung lassen sie sich ansehen, aber nicht anlegen, ändern oder löschen.
  • Bestellung: Bestellnummer (eindeutig), Geschäftspartner, Bestell- und Lieferdatum, Währung und Bestellpositionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Preiseinheit, Gesamtpreis, Rabatt und Steuersatz. Siehe Bestellung anlegen (API).
  • Lieferung: Lieferscheinnummer (eindeutig), Lieferdatum, die zugehörige Bestellung und die gelieferten Positionen. Beim Anlegen ordnet ibana jede Lieferposition automatisch der passenden Bestellposition zu. Siehe Lieferung anlegen (API).
Bestellungen haben keinen Status. Wie weit eine Bestellung geliefert und verrechnet ist, berechnet ibana aus den zugeordneten Positionen.

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Bestellungen ansehen

Bestellungen listet alle Bestellungen mit Suche, Filter nach Geschäftspartner und Sortierung. Die Spalten: Ein Klick öffnet die Bestellung:
  • Oben In Rechnung gestellt gegenüber Bestellbetrag, dazu Bestelldatum, Lieferdatum und Währung.
  • Bestellpositionen mit Menge und Preis sowie Geliefert und In Rechnung gestellt je Position, jeweils als Menge mit Fortschrittsbalken. Fahren Sie mit der Maus über einen Wert, sehen Sie die zugehörigen Liefer- bzw. Rechnungspositionen.
  • Lieferungen und Rechnungen zu dieser Bestellung. Ein Klick auf eine Rechnung öffnet sie.
Verrechnete Mengen und Beträge zählt ibana nur über zugeordnete Rechnungspositionen. Eine Rechnung, die mit der Bestellung verknüpft ist, deren Positionen aber keiner Bestellposition zugeordnet sind, steht unter Rechnungen, erhöht In Rechnung gestellt aber nicht.

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Rechnung mit einer Bestellung verknüpfen

Mit dem Modul erscheint auf jeder Eingangsrechnung unter Rechnungsdetails das Feld Bestellung. Automatisch: Nach dem Scan sucht ibana die Bestellung über die Bestellnummer auf der Rechnung, unterstützt durch Geschäftspartner, Datum und Betrag. Ist der Treffer eindeutig, verknüpft ibana die Bestellung sofort. Ist er wahrscheinlich, aber nicht eindeutig, erscheint unter dem Feld eine Empfehlung mit Bestellnummer und Geschäftspartner; Zuordnen übernimmt sie. Manuell: Wählen Sie im Feld Bestellung eine Bestellung aus; die Suche findet Bestellnummer und Geschäftspartner. Die Auswahl wird sofort gespeichert. Dabei:
  • ersetzt ibana die Bestellnummer der Rechnung durch die Nummer der gewählten Bestellung,
  • entfernt ibana alle bisherigen Zuordnungen von Rechnungs- zu Bestellpositionen und berechnet neue Empfehlungen je Position.
Ist eine Bestellung verknüpft, zeigt eine Karte Bestellnummer, Lieferant und {Betrag} verrechnet von {Bestellsumme}. Ein Klick öffnet die Bestellung.
Eine andere Bestellung auf einer freigegebenen Rechnung setzt deren Freigabe zurück, siehe Rechnungen freigeben.

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Rechnungspositionen zuordnen

Mit dem Modul zeigt jede Eingangsrechnung ihre Positionen in der Reihenfolge des Dokuments. Klappen Sie eine Position auf, um sie zu bearbeiten.
  • Bestellposition: Wählen Sie die passende Position der verknüpften Bestellung. ibana füllt leere Felder der Rechnungsposition (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Artikelnummer) aus der Bestellposition; Beträge und Kontierung bleiben unverändert.
  • Empfehlung: Schlägt ibana eine Bestellposition vor, übernehmen Sie sie mit Zuordnen. Eine Bestellposition, die schon einer anderen Position derselben Rechnung zugeordnet ist, wird nicht vorgeschlagen.
  • Automatisch: Ist beim Scan bereits eine Bestellung verknüpft, ordnet ibana Positionen mit eindeutiger Übereinstimmung (z. B. gleiche Artikelnummer) selbst zu. Von Personen gesetzte Zuordnungen überschreibt ibana nie.
  • Unter einer zugeordneten Position stehen Geliefert und Zuvor verrechnet (Menge und Betrag aus anderen Rechnungen).
Positionen lassen sich mit Position hinzufügen ergänzen, duplizieren, löschen und mit Rechnungsposition aufteilen in gleiche Teile zerlegen. Ergibt die Summe der Positionen nicht den Rechnungsbetrag, zeigt ibana Summe der Rechnungspositionen stimmt nicht mit Rechnungsgesamtbetrag überein.

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3-Wege-Abgleich

Für jede Position vergleicht ibana Bestellung, Lieferung und Rechnung. Verrechnete Mengen und Beträge zählen dabei über alle Rechnungen, die dieser Bestellposition zugeordnet sind, einschließlich der aktuellen. Der farbige Rand links an jeder Position zeigt das Ergebnis: grün = zugeordnet ohne Abweichung, gelb = Warnung, rot = Fehler. ibana vergleicht ohne Toleranz. Die Hinweise blockieren die Freigabe nicht; entscheiden Sie im Freigabeprozess, wie mit Abweichungen umzugehen ist.

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Kontierung mit Positionen

Mit dem Modul kontieren Sie Rechnungen über ihre Positionen statt mit Rechnung aufteilen. Im Abschnitt Vorkontierung wählen Sie:
  • Gesamte Rechnung: Sachkonto, Kostenstellen und Steuercode gelten für alle Positionen.
  • Pro Position: Jede Position erhält eigene Werte (Vorkontierungsfelder sind in den einzelnen Positionen unten verfügbar.).
ibana bildet daraus automatisch die Buchungszeilen für den Export: Positionen mit gleicher Kontierung werden zu einer Zeile zusammengefasst. Bestellungen tragen selbst keine Kontierung; die Startwerte stammen aus dem Kontierungsvorschlag beim Eingang, siehe Rechnungen prüfen und kontieren. Solange ibana Positionen und Abgleich nach dem Scan noch vorbereitet, zeigt die Rechnung einen Hinweis und die Felder sind gesperrt.