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Die ibana App für iOS und Android ist für unterwegs gedacht: Rechnungen und Belege fotografieren und hochladen, Eingangsrechnungen freigeben oder ablehnen und Fragen an den Assistenten stellen. Sie melden sich mit demselben Zugang an wie in der Web-App.

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App installieren

In der Web-App öffnet ibana mobile unten in der Seitenleiste einen QR-Code, der auf die App verweist. Nach dem Öffnen tippen Sie auf Einloggen und melden sich im Browserfenster an. Ist auf dem Gerät Face ID, Fingerabdruck oder ein Gerätecode eingerichtet, bleibt die Sitzung gespeichert und die App fragt beim Öffnen danach. Ohne Gerätesperre müssen Sie sich nach jedem Neustart der App erneut anmelden.

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Rechnungen hochladen

1

Upload starten

Tippen Sie in der unteren Leiste auf + und wählen Sie Kamera, Galerie oder Dateien (PDFs oder Bilder).
2

Mehrere Bilder zusammenfassen

Haben Sie mehrere Bilder gewählt, entscheiden Sie: Zu einer Rechnung zusammenführen erstellt ein PDF aus allen Bildern, Separate Rechnungen erstellen eine Rechnung je Bild.
3

Zahlungsmethode und Notiz angeben

Je Dokument wählen Sie optional die Zahlungsmethode (Banküberweisung, Karte, Barzahlung, Lastschrift, Sonstiges), bei Karte auch die Karte, und eine Notiz. Mit Dieselbe Zahlungsmethode und Notiz für alle Dokumente verwenden gelten die Angaben für alle Dokumente.
4

Hochladen

Tippen Sie auf den Button zum Hochladen, z. B. 2 Rechnungen hochladen. Die Rechnungen landen unter Eingangsrechnungen im Status Neu und werden gescannt wie ein Upload in der Web-App.

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Rechnungen freigeben

Der Reiter Rechnungen hat zwei Listen:
  • Meine Freigaben: Eingangsrechnungen, bei denen Ihre Entscheidung aussteht. Die App öffnet sich hier.
  • Alle Rechnungen: alle Eingangsrechnungen, die Sie sehen dürfen, mit Suche, Filtern und Sortierung.
In einer Rechnung sehen Sie Rechnungsdetails, die Vorkontierung, den Freigabe-Verlauf und das Rechnungsdokument. Welche dieser Aktionen erscheinen, hängt vom Status der Rechnung und Ihrer Rolle in der Freigabe ab: Hat Sie jemand um eine Zusätzliche Freigabe gebeten, antworten Sie mit Freigeben oder Ablehnen. Ihre Antwort zählt nicht als Freigabe im Schritt, sondern geht an die Person, die Sie gefragt hat; entscheiden muss weiterhin sie. Kontierung, Geschäftspartner und Rechnungsdaten ändern Sie in der Web-App. Die App zeigt sie nur an. Wie Freigaben ablaufen: Rechnungen freigeben.

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Assistent

Über das Sprechblasen-Symbol in der unteren Leiste öffnen Sie den Assistenten und stellen Fragen zu Ihren Rechnungen und Ausgaben, z. B. „Welche Kostenstelle hat die höchsten Ausgaben?“. Das Symbol erscheint nur, wenn der Assistent in der App für Ihre Organisation freigeschaltet ist. Mehr: Assistent.

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Einstellungen

Unter Einstellungen (Zahnrad in der unteren Leiste):
  • Sprache: Deutsch oder English
  • Organisation: zwischen den Organisationen wechseln, in denen Sie Mitglied sind
  • Abmelden

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Was nur die Web-App kann

Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Zahlungsläufe, Bankkonten, Kreditkarten, Geschäftspartner, Export, Insights, Team und Einstellungen der Organisation gibt es nur in der Web-App. Die App zeigt keine Mitteilungen an und sendet keine Push-Benachrichtigungen; was auf Sie wartet, sehen Sie unter Meine Freigaben und in der täglichen Übersicht per E-Mail. Ist Ihre App-Version veraltet, zeigt die App Update erforderlich und lässt sich erst nach dem Update aus dem Store weiter nutzen.