Einstellungen im Überblick

Unter Einstellungen legen Admins fest, wie ibana für die ganze Organisation arbeitet: Stammdaten, Kontierung, Freigaben, Zahlungen, Export und Automatisierung. Änderungen gelten für alle Mitglieder.

Wer die Einstellungen öffnet

Einstellungen steht ganz unten in der Seitenleiste und ist nur für Admins sichtbar; über Berechtigungen lässt es sich nicht freigeben (siehe Rollen und Berechtigungen). Beim Öffnen zeigt die Seitenleiste die Reiter der Einstellungen; Zurück zur App führt zu Eingangsrechnungen.

Die Reiter

In der Reihenfolge der Seitenleiste:

Reiter	Was er steuert und warum	Details
Allgemein	Unternehmensdaten, Logo, Geschäftsjahr, automatische Kreditoren- und Debitorennummern, interne Rechnungsnummer, E-Mail-Automatik, Währung im Export, Sammelkreditor und Buchungstext. Einmal beim Start einrichten; danach ändern, wenn sich Nummernkreise oder Exportanforderungen Ihrer Buchhaltung ändern.	Allgemein
API & MCP	API-Schlüssel für eigene Anbindungen und, wenn freigeschaltet, der Schalter MCP-Zugriff für diese Organisation erlauben für KI-Clients wie Claude. Nur nötig, wenn Sie ibana mit anderen Systemen oder KI-Clients verbinden.	API, MCP
Abrechnung	Ihr ibana-Abonnement.	unten
Bankkonten	Verbundene Bankkonten, deren Umsätze ibana per Open Banking abruft, und Zahlungsbankkonten, von denen Sie Rechnungen bezahlen und für die ibana Zahlungsdateien erstellt. Verbundene Konten liefern die Banktransaktionen, mit denen ibana Zahlungseingänge und -ausgänge Rechnungen zuordnet.	Bankkonten
Freigabe-Workflows	Freigabeprozesse für Rechnungen und für Zahlläufe: wer in welcher Reihenfolge freigibt, und ob eine direkte Freigabe ohne Workflow erlaubt ist. Legt die Kontrollen fest, bevor Rechnungen exportiert oder bezahlt werden.	Freigabe-Workflows
Kostenstellen	Kostenstellen KOST 1 bis 4, ihre Bezeichnungen in der App und ab welchem Freigabeschritt sie Pflicht sind. Damit Rechnungen mit den Kostenstellen Ihrer Buchhaltung exportiert werden.	Kostenstellen
Sachkonten	Ihr Kontenplan und ab welchem Freigabeschritt ein Sachkonto Pflicht ist. Grundlage jeder Kontierung.	Sachkonten
Steuercodes	Steuercodes für die Kontierung und ihre Zuordnung zu den Steuerschlüsseln Ihrer Buchhaltungssoftware. Damit der Export die richtigen Steuerschlüssel enthält.	Steuercodes
Steuerregistrierungen	Weitere Steuerregistrierungen Ihres Unternehmens, z. B. in anderen Ländern, für Rechnungen und den BMD-Filialexport. Nur nötig, wenn Sie in mehr als einem Land registriert sind.	Steuerregistrierungen
Zahlungserinnerungen	Vorlagen für Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden. Nur sichtbar, wenn das Modul Ausgangsrechnungen freigeschaltet ist.	Zahlungserinnerungen
Zahllauf-Einstellungen	Automatische Zahllauf-Erstellung, Zahlungsstrategie (Ausführungsdatum im Export), Sammelbuchung und Zahlungsempfänger-Verifizierung (IBAN-Name-Prüfung). Steuert, wann Zahlungsläufe entstehen und wie die Bank sie ausführt.	Zahlungsläufe
Export	Zusätzliche Felder im BMD-Rechnungsexport: Notizen (Notiz der Rechnung in die BMD-Chronik) und Zahlungssperre (Zahlungsverkehrssperre in BMD je Zahlungsart, damit bereits anders bezahlte Rechnungen nicht im Zahlungsvorschlag landen).	Exportformate und Einstellungen
Automatische Rechnungsverarbeitung	Regeln, die neuen Eingangsrechnungen anhand von Geschäftspartner, Betrag, Sachkonto oder Kostenstelle einen Freigabe-Workflow vorschlagen oder ihn starten. Spart das manuelle Zuweisen wiederkehrender Rechnungen.	Automatische Rechnungsverarbeitung
Benutzerdefinierte Felder	Eigene Felder für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Geschäftspartner. Nur sichtbar, wenn das Modul freigeschaltet ist.	Benutzerdefinierte Felder

Einstellungen, die jede Person für sich selbst trifft, stehen nicht hier, sondern im Menü unter Ihrem Namen unten in der Seitenleiste: Sprache, Vertretung und E-Mail-Benachrichtigungen (siehe Mitteilungen).

Abrechnung

Der Reiter Abrechnung zeigt Ihr ibana-Abonnement. Er enthält keine Einstellungen, die die Arbeit in ibana verändern.

Anzeige	Bedeutung
Ihr aktuelles Abo:	Ihr Plan: Starter, Growth, Professional oder Custom
Nächste Verlängerung am:	Datum, an dem der aktuelle Abrechnungszeitraum endet und sich das Abo verlängert
Verwalten Sie Ihre Zahlungsinformationen und Rechnungen	Öffnet in einem neuen Tab das Kundenportal. Dort hinterlegen Sie die Zahlungsmethode und laden Ihre ibana-Rechnungen herunter.

Einen anderen Plan wählen Sie nicht in der App: Schreiben Sie dem ibana Vertriebsteam an [email protected]. Hat Ihre Organisation noch kein aktives Abo, zeigt der Reiter nur diesen Kontakt.

Einleitung

Eingangsrechnungen

Agenten

Ausgangsrechnungen

Zahlungen & Bankkonten

Kreditkarten

Export an die Buchhaltung

Buchhaltungs-Setup

Geschäftspartner

Einstellungen

Team & Mitteilungen

Insights

Integrationen

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