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ibana bildet den Eingangsrechnungsprozess von Anfang bis Ende in einem System ab. Ziel ist nicht nur, Rechnungen zu erfassen, sondern den gesamten operativen Ablauf strukturiert, nachvollziehbar und effizient zu machen: vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Vorbereitung für Buchhaltung und Zahlung.

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Der Grundgedanke

Im Alltag entstehen bei Eingangsrechnungen oft dieselben Probleme:
  • Rechnungen kommen über verschiedene Kanäle an
  • Informationen müssen manuell ausgelesen und übertragen werden
  • Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe sind nicht klar
  • Kontierung und steuerliche Zuordnung sind nicht einheitlich
  • Freigegebene Rechnungen müssen später erneut für den Export vorbereitet werden
ibana löst diese Punkte, indem der Prozess in klare Schritte aufgeteilt wird und alle Beteiligten mit demselben Datenstand arbeiten.

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1. Rechnungen zentral erfassen

Rechnungen können in ibana direkt im Dashboard hochgeladen oder per E-Mail an die ibana Import-Adresse gesendet werden. Damit werden Rechnungen nicht mehr in einzelnen Postfächern, Ordnern oder persönlichen Ablagen verwaltet, sondern landen gesammelt an einem zentralen Ort. Der Einstieg in den Prozess ist dadurch bewusst einfach gehalten:
  • Upload von PDF- oder Bilddateien im Rechnungsbereich
  • Import per E-Mail für weitergeleitete oder automatisch zugestellte Rechnungen

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2. Rechnungsdaten automatisch auslesen

Nach dem Import verarbeitet ibana die Rechnung und liest die relevanten Informationen automatisiert aus. Dazu gehören zum Beispiel:
  • Lieferant bzw. Geschäftspartner
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeit
  • Betrag und Währung
  • steuerliche Informationen
Die automatisch erkannten Daten sind die Grundlage für die weitere Bearbeitung. Sie können geprüft, ergänzt und bei Bedarf korrigiert werden.

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3. Prüfung und Vorkontierung unterstützen

In der Rechnungsbearbeitung unterstützt ibana die fachliche Prüfung und Vorkontierung. Dabei geht es nicht nur um das reine Erfassen der Rechnung, sondern um die Vorbereitung für einen sauberen Folgeprozess. Je nach Setup können unter anderem diese Informationen gepflegt oder vorgeschlagen werden:
  • Sachkonto
  • Kostenstellen
  • Steuercode
  • Geschäftspartner
  • interne Rechnungsnummer
So entsteht aus einer eingehenden Datei schrittweise ein fachlich vollständiger Rechnungsdatensatz.

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4. Freigaben strukturiert abbilden

Sobald die Rechnung fachlich vorbereitet ist, kann sie durch einen Freigabeworkflow laufen. ibana unterstützt dabei mehrstufige Freigaben mit klar definierten Zuständigkeiten. Freigabeworkflows können zum Beispiel so aufgebaut sein:
  • ein einzelner Freigabeschritt für kleinere Rechnungen
  • mehrere aufeinanderfolgende Schritte
  • unterschiedliche Freigaben abhängig vom Betrag
  • Standard-Workflows für den Regelfall
Dadurch wird nachvollziehbar, wer eine Rechnung geprüft, freigegeben oder abgelehnt hat.

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5. Transparente Status im Tagesgeschäft

Der Prozess wird in ibana über klare Status und Arbeitslisten organisiert. Für Teams ist dadurch jederzeit sichtbar:
  • welche Rechnungen neu eingegangen sind
  • welche Rechnungen noch vorbereitet werden müssen
  • welche Rechnungen auf Freigabe warten
  • welche Rechnungen aktuell in Freigabe sind
  • welche Rechnungen bereits exportbereit sind
Das reduziert Rückfragen und macht den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit transparent.

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6. Vorbereitung für Buchhaltung und weitere Folgeprozesse

Nach erfolgreicher Freigabe stehen Rechnungen vollständig vorbereitet für die Buchhaltung zur Verfügung. Je nach Setup bedeutet das:
  • die Rechnung ist kontiert
  • die steuerliche Zuordnung ist gesetzt
  • die organisatorische Zuordnung ist vollständig
  • die Rechnung ist exportbereit
ibana fungiert damit als vorgelagerter Prozesslayer vor dem Buchhaltungssystem: Die operative Arbeit passiert in ibana, der Export in die Buchhaltung erfolgt erst dann, wenn die Rechnung fachlich sauber vorbereitet ist.

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Ablauf

  1. Rechnungen importieren
  2. erkannte Daten prüfen
  3. fehlende Kontierung ergänzen
  4. Freigabe starten oder prüfen
  5. freigegebene Rechnungen exportieren