- Steuercodes einrichten
- Sachkonten importieren
- Kostenstellen importieren
- Freigabeworkflows anlegen
- optional automatische Rechnungsverarbeitung konfigurieren
- erste Rechnungen importieren und den Prozess testen
1. Steuercodes einrichten
In ibana können Sie:- ein empfohlenes Länder-Setup als Ausgangsbasis verwenden
- eigene Steuercodes ergänzen
- externe Codes für den Buchhaltungsexport pflegen
- archivierte und aktive Steuercodes getrennt verwalten
2. Sachkonten importieren
Sachkonten stehen danach in der Rechnungsbearbeitung zur Auswahl bereit. Zusätzlich kann definiert werden, ob das Feld im Freigabeprozess verpflichtend sein soll.- bestehende Sachkonten per CSV importieren
- prüfen, ob Benennung und Kontonummern konsistent sind
- festlegen, wann das Feld im Prozess verpflichtend sein soll
3. Kostenstellen importieren
ibana unterstützt dabei nicht nur die Pflege der Kostenstellen selbst, sondern auch:- eigene Bezeichnungen für Kostenstellenfelder
- mehrere Kostenstellen-Dimensionen
- Regeln dafür, wann Kostenstellen im Prozess Pflicht sind
4. Freigabeworkflows anlegen
In ibana können Freigabeworkflows für Eingangsrechnungen unter anderem so definiert werden:- mit einem oder mehreren Schritten
- mit fest zugeordneten Freigeber:innen
- mit unterschiedlichen Freigaberichtlinien je Schritt
- mit betragsspezifischen Aktivierungsregeln
- mit einem Default-Workflow für den Standardfall
5. Automatische Rechnungsverarbeitung optional ergänzen
Damit kann ibana Rechnungen auf Basis definierter Regeln automatisch einem passenden Freigabeworkflow zuordnen. Je nach Konfiguration kann ibana:- einen passenden Workflow vorschlagen
- oder den Workflow direkt automatisch starten
6. Erste Rechnungen importieren und testen
Testen Sie den Ablauf einmal vollständig:- Rechnung per Upload oder E-Mail importieren
- erkannte Daten prüfen
- Sachkonto, Kostenstelle und Steuercode ergänzen
- Freigabe starten
- Freigabe durchführen
- prüfen, ob die Rechnung exportbereit ist