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Agenten bearbeiten neue Eingangsrechnungen, ohne dass jemand sie anstößt: Sie prüfen jede Rechnung nach dem Scan und führen die Aktionen aus, die Sie festgelegt haben. Sie finden sie in der Seitenleiste unter Agenten. Der Bereich trägt die Kennzeichnung Beta und ist während der Beta kostenlos. Dieses Modul wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Den Bereich Agenten sehen und bearbeiten nur Admins.

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Welche Agenten es gibt

Die Seite Agenten hat zwei Abschnitte:
  • Integrierte Agenten enthält den Rechnungs-Agenten. Wie er arbeitet, legt ibana fest; Sie bestimmen über Richtlinien, welche Rechnungen er wie behandelt. Er ist der einzige Agent, der einen Freigabe-Workflow starten oder eine Rechnung freigeben kann.
  • Ihre Agenten enthält die eigenen Agenten, die Sie in eigenen Worten beschreiben. Sie füllen Felder, kommentieren und benachrichtigen Personen. Freigeben, Weiterleiten und Als-bezahlt-Markieren gehören nicht zu ihren Werkzeugen, und keine Anweisung kann sie ihnen geben.
Dazu kommt der Assistent, ein Chat in der Seitenleiste, der Fragen zu Ihren Daten beantwortet.

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Status auf der Agenten-Seite

Jeder Agent hat eine Karte mit seinem Status, der Zahl der Läufe, davon wie oft er gehandelt hat und wie oft ein Lauf fehlgeschlagen ist, sowie dem Zeitpunkt des letzten Laufs. Der Rechnungs-Agent hat keinen eigenen Schalter. Er ist aktiv, solange mindestens eine seiner Richtlinien aktiv ist.

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Wann Agenten laufen

  • Einmal pro Rechnung. Ein Agent läuft, sobald ibana eine neue Eingangsrechnung fertig gescannt und geprüft hat. Spätere Änderungen an der Rechnung oder ein erneuter Scan lösen ihn nicht noch einmal aus.
  • Nur für neue Rechnungen. Rechnungen, die schon in ibana waren, bevor Sie einen Agenten aktiviert haben, bearbeitet er nicht. Zum Ausprobieren an bestehenden Rechnungen dient die Simulation.
  • Nur Eingangsrechnungen. Ausgangsrechnungen bearbeiten Agenten nicht.
  • Unabhängig voneinander. Der Rechnungs-Agent und jeder eigene Agent erhalten die Rechnung getrennt; eine feste Reihenfolge gibt es nicht. Eine Richtlinie, die auf eine Kostenstelle prüft, sieht daher nicht zuverlässig den Wert, den ein eigener Agent für dieselbe Rechnung setzt.
  • Nach den Regeln der Automatischen Rechnungsverarbeitung. Die Regeln unter Einstellungen → Automatische Rechnungsverarbeitung laufen vor dem Rechnungs-Agenten. Wie beides zusammenspielt, steht unter Automatische Rechnungsverarbeitung.

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Wer an der Rechnung handelt

Jeder Agent hat eine eigene Identität in ibana. Kommentare, Feldänderungen und Freigaben erscheinen im Verlauf der Rechnung unter diesem Namen: beim Rechnungs-Agenten als Ibana Agent, bei einem eigenen Agenten mit dem Namen, den Sie ihm gegeben haben. Benennen Sie einen eigenen Agenten um, zeigt ibana auch frühere Einträge unter dem neuen Namen.

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KI-Empfehlungen für Sachkonto und Kostenstellen

Beim Scan setzt ibana Sachkonto und Kostenstellen einer neuen Eingangsrechnung vor. Für diese Vorkontierung gibt es einen eigenen Agenten, der für Ihre Organisation freigeschaltet wird. Er wertet frühere Buchungen beim selben Geschäftspartner, ähnliche Rechnungen und die Bezeichnungen Ihrer Sachkonten und Kostenstellen aus. Eingerichtet wird er nicht; er erscheint auch nicht auf der Seite Agenten. Neben dem Feld zeigt ein Punkt die Empfehlung an. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie:
  • KI-Empfehlung mit der Konfidenz in Prozent und einer Begründung, oder
  • Keine KI-Empfehlung mit dem Grund, warum der Agent das Feld leer gelassen hat.
Wählen Sie einen anderen Wert, verschwindet der Punkt. Mehr dazu unter Rechnungen prüfen und kontieren.