> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.ibana.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Mitteilungen und E-Mail-Benachrichtigungen > Welche Mitteilungen ibana in der App anzeigt, welche E-Mails Sie bekommen und wie Sie die tägliche Übersicht einstellen. ibana informiert Sie auf drei Wegen: über **Mitteilungen** in der Seitenleiste, über die **tägliche Übersicht** per E-Mail (Daily Digest) und über einzelne E-Mails zu Ereignissen, die sofort wichtig sind. | Kanal | Inhalt | Einstellbar | | - | - | - | | Mitteilungen | Erwähnungen, fertige Exporte, Bankzugänge, Vertretungen, Nachrichten von Agenten | nein | | Tägliche Übersicht | Arbeit, die auf Sie wartet, plus optionale Themen der Organisation | nur die optionalen Themen | | Einzelne E-Mails | Erwähnungen, fertige Rechnungsexporte, Zahlungseingänge | nur Zahlungseingänge | ## Mitteilungen **Mitteilungen** steht ganz oben in der Seitenleiste. Ein roter Zähler zeigt die Zahl der ungelesenen Mitteilungen, ab 100 als `99+`. Ein Klick öffnet die Liste neben der Seitenleiste; `Esc` schließt sie. Die Liste ist nur in der Desktop-Ansicht verfügbar. Mitteilungen gelten pro Organisation: Sie sehen nur die Mitteilungen der Organisation, in der Sie gerade arbeiten. Die Liste ist in **Neu** und **Gelesen** geteilt. Ein Klick auf eine Mitteilung öffnet die zugehörige Rechnung, Auslage oder das Bankkonto und markiert die Mitteilung als gelesen. | Aktion | Wo | | - | - | | **Als gelesen markieren** / **Als ungelesen markieren** | Menü `…` an der Mitteilung | | **Archivieren** (aus der Liste entfernen) | Menü `…` an der Mitteilung | | **Alle als gelesen markieren**, **Alle gelesenen archivieren**, **Alle archivieren** | Menü `…` neben dem Titel **Mitteilungen** | ### Welche Mitteilungen es gibt | Mitteilung | Wer sie bekommt | Was sie auslöst | | - | - | - | | **Du wurdest in einem Kommentar erwähnt** | jede Person, die in einem Kommentar mit `@` erwähnt wird | ein Kommentar an einer Eingangsrechnung oder Auslage. Zusätzlich kommt eine E-Mail. | | **Export abgeschlossen** | wer den Export gestartet hat | ein Eingangsrechnungs-, Ausgangsrechnungs- oder Zahlungsexport oder ein Archiv-Download ist fertig. Ein Klick lädt die Datei herunter. | | **Erinnerung: Bankzugang erneuern** | Admins und Personen mit der Berechtigung **Bankkonten verwalten** | der Zugriff auf ein verbundenes Bankkonto läuft ab: 30, 15, 7, 5, 3 und 1 Tag vorher und wenn er abgelaufen ist | | **Freigabedelegation** | die Person, die eine Freigabe übernimmt; bei einer Vertretung, die jemand anderes eingetragen hat, auch die vertretene Person | eine Freigabe wird übertragen, eine zusätzliche Freigabe angefordert oder eine Vertretung eingetragen | | **Delegierte Freigabe beantwortet** | wer die Freigabe übertragen oder die zusätzliche Freigabe angefordert hat | die Vertretung oder die um zusätzliche Freigabe gebetene Person hat entschieden | | **Agenten-Mitteilung** | Personen, die in den Anweisungen eines eigenen Agenten genannt sind; bei einem fehlgeschlagenen Lauf die als **Verantwortlich** eingetragene Person | ein eigener Agent benachrichtigt zu einer Rechnung oder ein Lauf schlägt fehl | Einige Mitteilungen räumt ibana selbst auf: * **Erinnerung: Bankzugang erneuern** wird archiviert, sobald der Zugang erneuert oder das Bankkonto getrennt ist. * **Freigabedelegation** wird archiviert, sobald die Vertretung endet. * Der Download-Link von **Export abgeschlossen** gilt 7 Tage. Danach zeigt die Mitteilung **Download abgelaufen**, und Sie erstellen den Export neu. > [!NOTE] > > Freigabeanforderungen erzeugen keine Mitteilung und keine eigene E-Mail. Eingangsrechnungen, die Sie freigeben sollen, finden Sie unter **Eingangsrechnungen → Von mir freizugeben** und in der täglichen Übersicht. ## Tägliche Übersicht (Daily Digest) Die tägliche Übersicht ist eine E-Mail, die ibana von Montag bis Freitag am Morgen verschickt. Sie listet, was auf Sie wartet, gegliedert nach Organisation. Sind Sie Mitglied mehrerer Organisationen, bekommen Sie eine einzige E-Mail für alle. Wartet nichts, kommt keine E-Mail. Jeder Abschnitt zeigt bis zu fünf Einträge, die Gesamtzahl und einen Link zur vollständigen Liste in ibana. ### Immer enthalten: Ihre Aufgaben Diese Abschnitte lassen sich nicht abschalten: | Abschnitt | Inhalt | | - | - | | **Rechnungen freigeben** | Eingangsrechnungen, bei denen Ihre Entscheidung aussteht, auch als Vertretung | | **Zahlungsläufe freigeben** | Zahlungsläufe, bei denen Sie im aktuellen Freigabeschritt entscheiden | | **Belege fehlen** | Ihre eigenen Karten mit Kartentransaktionen ohne Beleg | ### Optional: Themen der Organisation Zusätzlich nehmen Sie Abschnitte über die ganze Organisation auf, z. B. alle neuen Rechnungen. Diese Themen sind ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten, auch für Admins, und zwar je Organisation einzeln. Welche es gibt, steht unter [E-Mail-Benachrichtigungen einstellen](#e-mail-benachrichtigungen-einstellen). ## Einzelne E-Mails Diese E-Mails kommen unabhängig von der täglichen Übersicht: | E-Mail | Wann | Abschaltbar | | - | - | - | | „… hat Sie in einem Kommentar erwähnt“ | sofort, wenn Sie in einem Kommentar erwähnt werden | nein | | „Ihr Rechnungsexport ist fertig“ | sofort, wenn ein Rechnungsexport oder Archiv-Download als ZIP-Datei bereitsteht; der Link gilt 7 Tage | nein | | Zahlungseingänge | Montag bis Freitag am Vormittag, wenn in den letzten 24 Stunden Ausgangsrechnungen ganz oder teilweise bezahlt wurden | ja, siehe unten | Für Vertretungen, Freigabeanforderungen und Bankzugänge verschickt ibana keine E-Mail. ## E-Mail-Benachrichtigungen einstellen Jede Person stellt ihre E-Mails selbst ein; Admins können das für andere nicht. Die Einstellung gilt für Sie in einer Organisation und ändert nichts an den Mitteilungen in der App. **1. Dialog öffnen** Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Ihren Namen und wählen Sie **E-Mail-Benachrichtigungen**. Denselben Dialog öffnet der Link in der Fußzeile jeder täglichen Übersicht. **2. Organisation aufklappen** Der Dialog listet jede Organisation, in der Sie Mitglied sind, mit der Zahl der eingeschalteten Schalter, z. B. `1 von 4 an`. Steht dort **Keine zusätzlichen verfügbar**, fehlen Ihnen in dieser Organisation die nötigen Berechtigungen oder Module. **3. Schalter umlegen** Jeder Schalter wird sofort gespeichert; ibana bestätigt das mit einer Meldung, z. B. „Fällige Zahlungen für … eingeschaltet.“ | Schalter | Was er bewirkt | Angeboten, wenn Sie … haben | Wofür | | - | - | - | - | | **Neue Rechnungen eingegangen** (In der täglichen Übersicht) | Abschnitt mit allen Eingangsrechnungen der Organisation im Status **Neu**, neueste zuerst | **Eingangsrechnungen verwalten** | Wer neue Rechnungen prüft und kontiert, sieht morgens, was eingegangen ist | | **Rechnungen bereit zum Export** (In der täglichen Übersicht) | Abschnitt mit freigegebenen Eingangsrechnungen, die noch in keinem Export sind | **Eingangsrechnungen verwalten** | Für die Person, die an die Buchhaltung übergibt | | **Zahlungsläufe bereit zum Export** (In der täglichen Übersicht) | Abschnitt mit freigegebenen Zahlungsläufen, die noch nicht exportiert sind | **Zahlungen verwalten** | Für die Person, die Zahlungsdateien ins Online-Banking lädt | | **Fällige Zahlungen** (In der täglichen Übersicht) | Abschnitt mit offenen Zahlungen ohne Zahllauf, die in den nächsten 7 Tagen fällig oder überfällig sind | **Zahlungen verwalten** | Damit keine Zahlung ohne Zahllauf liegen bleibt | | **Zahlungseingänge** (Eigene E-Mail) | Eigene E-Mail an Werktagen mit den Ausgangsrechnungen, die in den letzten 24 Stunden ganz oder teilweise bezahlt wurden | **Ausgangsrechnungen verwalten** | Für Debitorenbuchhaltung und Vertrieb, die Zahlungseingänge verfolgen | Alle Schalter sind ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten. Admins werden alle Schalter angeboten, deren Modul in der Organisation freigeschaltet ist. Verlieren Sie eine Berechtigung, verschwindet der Schalter und ibana schickt den Abschnitt nicht mehr. ## Verwandte Seiten * [Rollen und Berechtigungen](https://docs.ibana.io/documentation/team/rollen-berechtigungen-und-benachrichtigungen.md): welche Berechtigung welche Themen freischaltet * [Bankkonten verbinden und verwalten](https://docs.ibana.io/documentation/bank-accounts/bankkonten-verbinden-und-verwalten.md): Zugang erneuern * [Zahlungsläufe erstellen, freigeben und exportieren](https://docs.ibana.io/documentation/transactions/zahlungslaufe-erstellen-freigeben-und-exportieren.md) * [Rechnungen freigeben](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/rechnungen-freigeben.md): Vertretung, Delegation, zusätzliche Freigabe * [Eigene Agenten](https://docs.ibana.io/documentation/agents/eigene-agenten.md): wen ein Agent benachrichtigt This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.