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# Benutzerdefinierte Felder

> Wie Sie eigene Felder für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Geschäftspartner anlegen, wo sie erscheinen und wie sie in den Export und die API gelangen.

Mit benutzerdefinierten Feldern erfassen Sie Angaben, die ibana von sich aus nicht kennt, z. B. eine Projektnummer, eine Flugnummer oder eine interne Freigabe-ID. Sie legen die Felder unter **Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder** an, getrennt für **Eingangsrechnungen**, **Ausgangsrechnungen** und **Geschäftspartner**.

Dieses Modul wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Die Einstellungen sind nur für Admins sichtbar.

## Wo die Felder erscheinen

| Bereich | Eingangsrechnungen | Ausgangsrechnungen | Geschäftspartner |
| - | - | - | - |
| Detailansicht | Abschnitt **Benutzerdefinierte Felder** in der mittleren Spalte über der Zahlung; offen, sobald ein Feld einen Wert hat | Abschnitt in der Rechnungsansicht | Karte des Geschäftspartners |
| Tabelle | als Spalte und als Filter | als Spalte und als Filter | als Spalte und als Filter |
| Aktivität | jede Änderung mit altem und neuem Wert | jede Änderung mit altem und neuem Wert | – |
| Export | als eigene Spalte, wenn ein **Spaltenname im Export** gesetzt ist | – | – |
| Öffentliche API | lesen und schreiben | – | – |

Werte bearbeiten Sie in der Detailansicht, sobald diese im Bearbeitungsmodus ist. [Eigene Agenten](https://docs.ibana.io/documentation/agents/ueberblick.md) erhalten die benutzerdefinierten Felder einer Eingangsrechnung als Kontext.

## Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder

| Element | Was es bewirkt |
| - | - |
| Reiter **Eingangsrechnungen**, **Geschäftspartner**, **Ausgangsrechnungen** | Wählt, für welchen Bereich Sie Felder sehen und anlegen. Die Zahl am Reiter zählt alle Felder des Bereichs, auch archivierte. |
| `Feld erstellen` | Legt ein Feld im gewählten Bereich an (Dialog unten). |
| Tabelle | Zeigt **Name** (mit Beschreibung), **Typ** und unter **Feldeigenschaften** die Optionen eines Auswahlfelds. |
| Zeilenmenü → `Bearbeiten` | Öffnet **Feld bearbeiten**. |
| Zeilenmenü → `Archivieren` | Blendet das Feld überall aus: in Detailansicht, Tabelle, Filter, Export und API-Werten. Die gespeicherten Werte bleiben erhalten. |
| `Archivierte Felder anzeigen` | Listet archivierte Felder; über das Zeilenmenü holen Sie sie mit `Wiederherstellen` zurück, mit ihren Werten. |

### Feld erstellen und bearbeiten

| Feld | Was es bewirkt | Vorgabe |
| - | - | - |
| **Feldtyp** | `Text`, `Zahl`, `Auswahl`, `Mehrfachauswahl` oder `Checkbox`. Bestimmt die Eingabe und das Format im Export. Nach dem Anlegen nicht mehr änderbar. | Text |
| **Name** | Bezeichnung in Detailansicht, Tabelle und Filter. | – |
| **Beschreibung (optional)** | Erklärung des Felds; nur in den Einstellungen sichtbar. | leer |
| **Optionen** | Nur bei `Auswahl` und `Mehrfachauswahl`: die wählbaren Werte. Mindestens eine Option ist Pflicht. Entfernen Sie eine Option aus einem bestehenden Feld, steht sie für neue Werte nicht mehr zur Auswahl. | – |
| **Spaltenname im Export (optional)** | Nur bei Eingangsrechnungen: Mit einem Spaltennamen gibt ibana das Feld im BMD- und ibana-CSV-Export als eigene Spalte aus. | leer |

Regeln für den **Spaltenname im Export**:

* höchstens 50 Zeichen, keine Semikolons, Anführungszeichen oder Zeilenumbrüche,
* nicht der Name einer bestehenden Spalte der BMD-Datei oder der ibana-CSV (z. B. `konto`, `Sachkonto`),
* nicht derselbe Name wie bei einem anderen aktiven Feld.

Groß- und Kleinschreibung zählen dabei nicht. Hat beim Wiederherstellen eines archivierten Felds inzwischen ein anderes Feld denselben Spaltennamen, lehnt ibana das Wiederherstellen ab.

## Benutzerdefinierte Felder im Export

Felder von Eingangsrechnungen mit Spaltenname hängt ibana an die BMD-Buchungsdatei und an die ibana-CSV an, in der Reihenfolge, in der Sie die Felder angelegt haben, und mit dem Wert auf jeder Zeile der Rechnung. Die Spalte steht auch dann in der Datei, wenn keine Rechnung des Exports einen Wert hat.

| Feldtyp | Wert in der Datei |
| - | - |
| Text | der Text |
| Zahl | mit Dezimalkomma |
| Checkbox | `Ja` oder `Nein` |
| Auswahl | Bezeichnung der Option |
| Mehrfachauswahl | Bezeichnungen, durch Komma getrennt |

DATEV, RZL, der Export von Ausgangsrechnungen und der Geschäftspartner-Export enthalten keine benutzerdefinierten Felder. Mehr unter [Exportformate und Export-Einstellungen](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/exportformate-und-einstellungen.md#benutzerdefinierte-felder-im-export).

## Benutzerdefinierte Felder über die API

Über die [öffentliche API](https://docs.ibana.io/documentation/integrations/api.md) lesen Sie die Felddefinitionen für Eingangsrechnungen (mit ID, Schlüssel, Typ und Optionen), erhalten die Werte mit den Rechnungsdetails und setzen oder leeren die Werte einer Eingangsrechnung.

* Sie adressieren ein Feld über seine ID oder seinen Schlüssel. Der Schlüssel entsteht aus dem Namen; benennen Sie das Feld um, ändert sich der Schlüssel.
* ibana ändert nur die Felder, die Sie mitschicken. `null`, ein leerer Text oder eine leere Liste leert ein Feld.
* Werte lassen sich in jedem Status setzen, auch bei exportierten und archivierten Rechnungen.
* Jede Änderung erscheint in der Aktivität der Rechnung als Änderung über die API.


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