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# Nutzung im Detail

> Wie Kartentransaktionen mit Rechnungen gematcht werden, welche Auswirkungen das hat und welche Rechte/Erinnerungen relevant sind.

Diese Seite erklärt die tägliche Arbeit im Kartenmodul:\
vom Matching der Kartentransaktionen bis zu den Auswirkungen auf Buchhaltung und Teamprozess.

## Wie Abrechnungen in ibana importiert werden

Kartenabrechnungen kommen über zwei Wege in ibana:

1. **Upload im UI**\
   Im Kartenmodul können Abrechnungen direkt als **PDF** oder **CSV** hochgeladen werden.
2. **Import via E-Mail (ibana Inbox-Adresse)**\
   Abrechnungen können an die persönliche/organisationsbezogene ibana Inbox-Adresse gesendet werden.

Beim E-Mail-Import erkennt ibana automatisch, ob es sich um eine Kartenabrechnung handelt, und importiert diese entsprechend als Abrechnung.

## Rechnungs-Matching im Alltag

Beim Upload einer Kartenabrechnung versucht ibana automatisch, passende Rechnungen zu finden und zuzuordnen.
Die Zuordnung basiert auf den verfügbaren Informationen der Kartentransaktion (z. B. Betrag, Datum, Referenz/Geschäftspartner-Kontext).

Anschließend klären Sie offene oder unklare Fälle fachlich:

1. **Rechnung zuordnen**\
   Die Transaktion wird mit der passenden Rechnung verknüpft.
2. **Keine Rechnung erforderlich**\
   Falls kein Beleg nötig ist, markieren Sie den Fall entsprechend.
3. **Sachkonto setzen (bei „keine Rechnung erforderlich“)**
   Damit bleibt die Transaktion trotzdem buchhalterisch vollständig.

So entsteht ein sauberer, nachvollziehbarer Status pro Transaktion.

## Auswirkungen des Matchings

### 1. Exportbereitschaft

Matching ist eine zentrale Voraussetzung dafür, dass eine Transaktion im Buchhaltungsexport erscheint.\
Unvollständige Fälle bleiben sichtbar, aber werden nicht exportiert, bis alle Pflichtangaben gesetzt sind.

### 2. FX-Differenz bei Fremdwährung

Bei Fremdwährungsfällen kann durch die Zuordnung einer Rechnung eine **Kursdifferenz (EUR)** sichtbar werden.

Praktisch bedeutet das:

* Unterschiedliche Kurse zwischen Kartenabbuchung und Rechnungsbewertung werden transparent.
* Sie sehen früh, wo Abweichungen entstehen.
* Diese Information hilft bei korrekter Abstimmung vor dem Export.

### 3. Konto-/Gegenkonto-Kontext

Durch Zuordnung und Kartenstammdaten entsteht die fachliche Basis für Konto/Gegenkonto im Export.\
Das reduziert spätere Korrekturen in der Buchhaltung.

## Fehlende Rechnungen und Erinnerungen

Das Kartenmodul macht fehlende Rechnungen sichtbar (z. B. über Zähler und Filter auf „fehlende Rechnungen“).

Zusätzlich gibt es automatische Erinnerungen für Karten-Nutzer:innen, wenn Transaktionen ohne zugeordnete Rechnung offen sind.\
So bleiben offene Fälle präsent und werden schneller abgeschlossen.

## Berechtigungen und Rollen

Für den Arbeitsalltag wichtig:

* Nutzer:innen können ihre zugeordneten Karten und Kartendaten einsehen.
* Mit der Berechtigung **„Zahlungskarten verwalten“** können Karten, Abrechnungen und Exporte umfassend verwaltet werden.

Damit ist klar getrennt, wer nur mit eigenen Karten arbeitet und wer den gesamten Kartenprozess steuert.