> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.ibana.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Rechnungs-Agent: Rechnungen per Richtlinie weiterleiten und freigeben > Wie der Rechnungs-Agent neue Eingangsrechnungen anhand Ihrer Richtlinien bewertet, welche Aktionen er ausführt und wie Sie Richtlinien testen, nachvollziehen und abschalten. Der Rechnungs-Agent prüft jede neue Eingangsrechnung anhand Ihrer Richtlinien und führt die Aktion der ersten passenden Richtlinie aus: einen Freigabe-Workflow vorschlagen, einen Freigabe-Workflow starten oder die Rechnung freigeben. Andere Felder der Rechnung ändert er nicht. Sie finden ihn unter **Agenten → Rechnungs-Agent**. Dieses Modul (Beta) wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Richtlinien anlegen und ändern können nur Admins. ## Was eine Richtlinie ist Eine Richtlinie beschreibt, welche Rechnungen gemeint sind und was mit ihnen passiert. | Einstellung | Was sie bewirkt | Standard | | - | - | - | | **Name** | Bezeichnung in der Richtlinienliste und unter **Aktivität** als ausgewählte Richtlinie, z. B. „Unveränderte SaaS-Rechnungen". | leer, Pflichtfeld | | **Aktiv** / **Inaktiv** | Nur aktive Richtlinien werden bei neuen Rechnungen ausgewertet. Inaktiv lassen Sie eine Richtlinie, solange Sie sie testen oder vorübergehend nicht anwenden wollen. | `Inaktiv` | | **Kriterien in eigenen Worten** | Beschreibung der gemeinten Rechnungen, die ein KI-Modell für jede Rechnung beurteilt. Für alles, was Auslegung braucht: Art der Leistung, wiederkehrende Rechnung, unveränderter Betrag gegenüber der vorherigen Rechnung. | leer | | **Exakte Bedingungen** | Feldvergleiche, die ibana ohne KI prüft; alle müssen erfüllt sein. Für feste Grenzen wie Betrag, Währung oder Geschäftspartner. Ist eine nicht erfüllt, wird die Richtlinie ohne KI-Bewertung übersprungen. | keine | | **Aktion** | Was bei einer passenden Rechnung passiert (siehe unten). | `Freigabe-Workflow vorschlagen` | | **Freigabe-Workflow** | Der Workflow für `Freigabe-Workflow vorschlagen` und `Freigabe-Workflow starten`; bei diesen Aktionen Pflicht. Zur Auswahl stehen Ihre [Freigabe-Workflows](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/freigabeworkflows-einrichten.md) für Eingangsrechnungen. | leer | Eine Richtlinie braucht Kriterien in eigenen Worten, exakte Bedingungen oder beides. Hat sie nur exakte Bedingungen, gilt sie als passend, sobald alle erfüllt sind. ### Exakte Bedingungen Mit `Exakte Bedingung hinzufügen` legen Sie eine Zeile aus Feld, Vergleich und Wert an. Eine neue Zeile steht auf `Gesamtbetrag`, `größer als`, ohne Betrag, Währung EUR. Wechseln Sie das Feld, setzt ibana Vergleich und Wert zurück. Das Symbol am Ende der Zeile entfernt die Bedingung. | Feld | Vergleich | Hinweis | | - | - | - | | `Gesamtbetrag` | `größer als`, `kleiner als` | Mit Währung. Eine Rechnung in einer anderen Währung erfüllt die Bedingung nicht; ibana rechnet nicht um. | | `Währung` | `ist gleich` | | | `Geschäftspartner` | `ist gleich` | | | `Sachkonto` | `ist gleich` | Erfüllt, wenn eine der Buchungszeilen der Rechnung dieses Sachkonto trägt. | | Kostenstellen (unter Ihren eigenen Bezeichnungen) | `ist gleich` | Nur Dimensionen, in denen Kostenstellen angelegt sind. Erfüllt, wenn eine der Buchungszeilen diese Kostenstelle trägt. | | `Rechnungstyp` | `ist gleich` | `Rechnung`, `Gutschrift` oder `Erinnerung`. | Sachkonto und Kostenstellen stammen zum Zeitpunkt der Prüfung aus der Vorkontierung beim Scan. ### Aktionen | Aktion | Was passiert | Sicherheitsprüfung | | - | - | - | | `Freigabe-Workflow vorschlagen` | ibana wählt den Workflow an der Rechnung im Feld **Freigabeprozess** vor und markiert ihn als Vorschlag. Die Freigabe beginnt erst, wenn jemand auf `Freigabe anfordern` klickt. | nein | | `Freigabe-Workflow starten` | ibana startet die Freigabe mit dem gewählten Workflow. Die Rechnung durchläuft ihn wie bei einer von Hand angeforderten Freigabe. | ja | | `Automatisch freigeben` | Ibana Agent gibt die Rechnung direkt frei. Die Freigabe ist an der Rechnung als Freigabe von Ibana Agent erfasst. | ja | ## So bewertet der Agent eine Rechnung 1. ibana hat eine neue Eingangsrechnung gescannt und geprüft. Der Agent läuft einmal für diese Rechnung. 2. Hat die Rechnung nicht den Status `Neu` oder gibt es für sie schon eine Freigabe-Anforderung, wertet der Agent keine Richtlinie aus. Das ist der Fall, wenn eine Regel der [Automatischen Rechnungsverarbeitung](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/automatische-rechnungsverarbeitung.md) die Freigabe bereits gestartet hat. 3. Die aktiven Richtlinien werden von oben nach unten geprüft. Inaktive überspringt der Agent. 4. Für jede Richtlinie prüft ibana zuerst die exakten Bedingungen. Ist eine nicht erfüllt, geht es mit der nächsten Richtlinie weiter. 5. Sind alle erfüllt, beurteilt der Agent die Kriterien in eigenen Worten. Dafür sucht er bei Bedarf frühere Rechnungen, z. B. die letzte Rechnung desselben Lieferanten, und vergleicht Beträge, Daten und Positionen. Ergebnis: `Stimmt überein`, `Stimmt nicht überein` oder `Nicht relevant`. 6. Die erste Richtlinie mit `Stimmt überein` entscheidet. Ihre Aktion wird ausgeführt, alle weiteren Richtlinien werden nicht mehr geprüft. 7. Passt keine Richtlinie, bleibt die Rechnung unverändert. ### Sicherheitsprüfung vor Start und Freigabe Vor `Freigabe-Workflow starten` und `Automatisch freigeben` prüft ibana die Rechnung im Moment der Ausführung. Der Agent führt die Aktion nicht aus, wenn: * Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag, Währung oder Geschäftspartner fehlen, * die Rechnung keine Buchungszeile hat oder einer Buchungszeile Betrag oder Steuersatz fehlt, * ein Pflichtfeld fehlt, das Sie unter **Einstellungen → Sachkonten** oder **Einstellungen → Kostenstellen** festgelegt haben: für `Freigabe-Workflow starten` die Felder mit `Erforderlich für die Freigabe-Anforderung`, für `Automatisch freigeben` jedes Feld, das nicht `Nicht erforderlich` ist, * die Duplikatprüfung ein mögliches Duplikat meldet oder ihr Ergebnis nicht vorliegt. Die Rechnung bleibt dann im Status `Neu`, und es wird kein Kommentar geschrieben. Im Protokoll erscheint der Lauf als `Keine Richtlinie stimmt überein`; in der Detailansicht ist die betroffene Richtlinie trotzdem als `Stimmt überein` markiert. > [!WARNING] > > Die Simulation führt die Sicherheitsprüfung nicht aus. Eine Rechnung, bei der die Simulation `Würde automatisch freigeben` zeigt, kann im echten Lauf an der Sicherheitsprüfung scheitern. ## Richtlinie anlegen **1. Richtlinie öffnen** Öffnen Sie **Agenten → Rechnungs-Agent** und klicken Sie auf `Neue Richtlinie`. Gibt es noch keine Richtlinie, steht zusätzlich der Button `Erste Richtlinie erstellen` zur Verfügung. **2. Rechnungen beschreiben** Vergeben Sie einen **Name**. Beschreiben Sie unter **Welche Rechnungen soll diese Richtlinie erkennen?** die Rechnungen in eigenen Worten, fügen Sie mit `Exakte Bedingung hinzufügen` Feldvergleiche hinzu, oder beides. Beschreiben Sie in den Kriterien nur, welche Rechnungen gemeint sind; die Aktion wählen Sie im nächsten Schritt. Eindeutige Grenzen wie Betrag, Währung oder Geschäftspartner legen Sie als exakte Bedingung an, weil ibana diese ohne KI prüft. **3. Aktion wählen** Wählen Sie unter **Was soll bei einer passenden Rechnung passieren?** die Aktion. Bei `Freigabe-Workflow vorschlagen` und `Freigabe-Workflow starten` wählen Sie zusätzlich den **Freigabe-Workflow**. **4. Speichern** Klicken Sie auf `Änderungen speichern`. Die Richtlinie ist inaktiv und steht am Ende der Liste. **5. Testen und aktivieren** Testen Sie die Richtlinie mit `Richtlinie testen` (siehe unten). Schalten Sie sie anschließend auf **Aktiv** und speichern Sie. ### Mit dem Assistenten anlegen Auf der Seite **Agenten → Rechnungs-Agent** steht das Eingabefeld **Was soll der Agent tun?**. Beschreiben Sie dort, wie Rechnungen behandelt werden sollen, oder wählen Sie einen der Vorschläge unter **Nützliche Startpunkte**. Mit dem Pfeil-Button oder ⌘/Strg + Enter übergeben Sie die Beschreibung an den [Assistenten](https://docs.ibana.io/documentation/agents/assistent.md), der sich rechts öffnet. Der Assistent: * legt pro Bedingung mit eigener Aktion eine eigene Richtlinie an, * sucht genannte Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen und Freigabe-Workflows heraus und fragt nach, wenn ein Name mehrdeutig ist, * legt jede Richtlinie inaktiv am Ende der Liste an und ändert bei Bedarf die Reihenfolge, * ändert bestehende Richtlinien auf Wunsch; jede Änderung ist eine neue Version unter Ihrem Namen, * setzt Richtlinien auf Wunsch inaktiv, löscht aber keine, * verlinkt am Ende jede angelegte oder geänderte Richtlinie. Die Liste aktualisiert sich, sobald der Assistent fertig ist. Aktivieren Sie die Richtlinien selbst, nachdem Sie sie geprüft haben. Über `Manuell erstellen` legen Sie eine Richtlinie ohne Assistenten an. ## Reihenfolge Die Liste zeigt die Richtlinien nummeriert in der Reihenfolge, in der sie geprüft werden. Ändern Sie die Reihenfolge per Drag-and-drop am Griff links. Steht eine allgemeine Richtlinie über einer spezielleren, erreicht keine passende Rechnung die speziellere. ## Richtlinie testen (Simulation) 1. Öffnen Sie die Richtlinie und klicken Sie auf `Richtlinie testen`. Rechts öffnet sich **Richtlinie simulieren**. 2. Wählen Sie Rechnungen aus **Letzte Rechnungen** oder suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Lieferant. Jede ausgewählte Rechnung wird sofort bewertet. 3. Ändern Sie die Richtlinie und bewerten Sie dieselbe Rechnung über das Symbol neben ihr erneut. Die Simulation verwendet den Stand im Formular, auch wenn er noch nicht gespeichert ist. Sie bewertet nur diese eine Richtlinie, unabhängig von der Reihenfolge, und führt keine Aktion aus. | Ergebnis | Bedeutung | | - | - | | `Würde einen Freigabe-Workflow vorschlagen` / `Würde an den Freigabe-Workflow weiterleiten` / `Würde automatisch freigeben` | Die Richtlinie passt; diese Aktion würde ausgeführt. | | `Würde nicht zutreffen` | Die Rechnung fällt unter die Kriterien, erfüllt sie aber nicht. | | `Nicht relevant` | Die Rechnung fällt nicht unter die Kriterien. | | `Sicherheitsgrenzen passen nicht` | Mindestens eine exakte Bedingung ist nicht erfüllt. | | `Fehler` | Die Bewertung ist fehlgeschlagen. | Zu jedem Ergebnis zeigt ibana die Begründung des Agenten. ## Versionen Jedes Speichern, das Name, Kriterien, Bedingungen, Aktion oder Workflow ändert, legt eine neue Version an. Den Verlauf öffnen Sie in der Richtlinie über den Button `Version …` neben `Änderungen speichern`. Jede Version zeigt, wer sie wann gespeichert hat und welche Felder sich geändert haben. Das Aktivieren oder Deaktivieren legt keine Version an. ## Aktivität: was der Agent getan hat Klicken Sie auf **Agenten → Rechnungs-Agent → Aktivität anzeigen**. Unter **Letzte Entscheidungen** steht jeder Lauf mit Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, der ausgewählten Richtlinie und dem Ergebnis: * `Automatisch freigegeben` * `An … weitergeleitet` * `… vorgeschlagen` * `Keine Richtlinie stimmt überein` * `Lauf fehlgeschlagen` Klappen Sie einen Lauf auf, sehen Sie jede geprüfte Richtlinie in Prüfreihenfolge mit ihrem Ergebnis (`Stimmt überein`, `Stimmt nicht überein`, `Nicht relevant`, `Feste Regeln nicht erfüllt`, `Fehler`) und der Begründung. Über `Rechnung öffnen` gelangen Sie zur Rechnung. Das Suchfeld filtert nach Rechnungsnummer oder Lieferant. Zusätzlich schreibt Ibana Agent einen kurzen Kommentar an die Rechnung, wenn im Lauf mindestens eine Richtlinie `Stimmt überein` oder `Stimmt nicht überein` ergeben hat. Der Kommentar fasst in ein bis zwei Sätzen zusammen, welche Richtlinie gepasst hat und warum, oder warum keine gepasst hat. ## Abschalten und rückgängig machen * **Eine Richtlinie abschalten:** Schalter in der Liste ausschalten (wird sofort gespeichert) oder in der Richtlinie auf **Inaktiv** stellen und `Änderungen speichern`. Ab der nächsten Rechnung wird sie übersprungen. * **Den ganzen Agenten abschalten:** Alle Richtlinien auf inaktiv setzen. Die Seite zeigt dann **Der Rechnungs-Agent ist pausiert**. * **Richtlinie löschen:** In der Liste oder in der Richtlinie über das Menü `⋮` → `Löschen`. * **Automatische Freigabe zurücknehmen:** An der Rechnung über `Freigabeworkflow zurücksetzen`. Die Rechnung steht danach wieder auf `Neu`. Siehe [Rechnungen freigeben](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/rechnungen-freigeben.md). Abschalten oder Löschen wirkt nur auf künftige Rechnungen. Bereits gestartete Workflows und erteilte Freigaben bleiben bestehen. ## Verwandte Seiten * [Freigabe-Workflows einrichten](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/freigabeworkflows-einrichten.md) * [Automatische Rechnungsverarbeitung](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/automatische-rechnungsverarbeitung.md) * [Eigene Agenten](https://docs.ibana.io/documentation/agents/eigene-agenten.md) This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.