> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.ibana.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Eigene Agenten: wiederkehrende Arbeit an Eingangsrechnungen automatisieren > Wie Sie einen eigenen Agenten in eigenen Worten anlegen, was er an einer Rechnung ändern darf und wie Sie ihn testen, überwachen und stoppen. Ein eigener Agent erledigt eine Aufgabe, die Sie in eigenen Worten beschreiben, an jeder neuen Eingangsrechnung: etwa die Kostenstelle anhand einer Projektnummer auf der Rechnung setzen, die Flugnummer in die Notizen schreiben oder die verantwortliche Person benachrichtigen, wenn das Sachkonto fehlt. Sie finden eigene Agenten unter **Agenten** im Abschnitt **Ihre Agenten**. Dieses Modul (Beta) wird für Ihre Organisation freigeschaltet. Wenden Sie sich dafür an den ibana Support. Agenten anlegen und ändern können nur Admins. ## Was ein eigener Agent darf Was ein Agent ändern kann, ist fest vorgegeben und lässt sich weder durch Anweisungen noch durch Einstellungen erweitern. In jedem Agenten zeigt die Karte **Berechtigungen** diese Grenze an. | Erlaubt | Nicht möglich | | - | - | | `Felder aktualisieren` | `Freigeben` | | `Kommentieren` | `Weiterleiten` | | `Benachrichtigen` | `Als bezahlt markieren` | Über Freigaben und Weiterleitungen an Freigabe-Workflows entscheidet ausschließlich der [Rechnungs-Agent](https://docs.ibana.io/documentation/agents/rechnungs-agent.md). Verlangen Ihre Anweisungen eine Freigabe, erledigt der Agent den Teil, den er kann, und nennt in seiner Begründung, was er nicht ausführen konnte. ### Felder, die ein Agent setzt | Feld | Verhalten | | - | - | | Notizen | Der Text wird standardmäßig an vorhandene Notizen angehängt. | | Sachkonto, Kostenstellen, Steuercode | Der Wert ersetzt den bisherigen, auch einen Wert aus der Vorkontierung beim Scan. | | Steuersatz | 0 bis 100 %. Ersetzt den bisherigen Wert. | | Benutzerdefinierte Felder | Alle Felder für Eingangsrechnungen; bei Auswahlfeldern nur aktive Optionen. | Sachkonto, Kostenstellen, Steuercode und Steuersatz setzt ein Agent nur für die Rechnung als Ganzes. Ist die Rechnung in mehrere Buchungszeilen aufgeteilt, lehnt ibana die Änderung ab, und der Lauf vermerkt das. Ist das Modul Bestellungen freigeschaltet und hat die Rechnung Rechnungspositionen, schreibt der Agent den Wert auf alle Positionen, sofern diese bisher gleich kontiert sind. Den Steuersatz von Positionen mit Nettobeträgen ändert er nicht. ### Kommentare und Benachrichtigungen * **Kommentar:** Der Agent schreibt einen Kommentar an die Rechnung, unter seinem eigenen Namen. * **Benachrichtigung:** Der Agent schickt eine Nachricht an Personen in deren [Mitteilungen](https://docs.ibana.io/documentation/team/mitteilungen.md), mit dem Button `Rechnung anzeigen`. Benachrichtigen kann er nur Personen, die Sie in den Anweisungen mit `@` erwähnt haben, und die verantwortliche Person des Agenten. Alle anderen lehnt ibana ab. ### Was ein Agent liest Der Agent sieht die Daten der Rechnung (Nummer, Typ, Status, Lieferant, Daten, Abrechnungszeitraum, Betrag und Währung, Rechnungspositionen, Notizen, Eingangskanal, benutzerdefinierte Felder). Bezieht sich Ihre Anweisung auf etwas, das nur auf dem Dokument steht, etwa eine Projekt- oder Bestellnummer, liest er den Text des Dokuments. Außerdem durchsucht er Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen, Zahlungen, Banktransaktionen und Auswertungen der gesamten Organisation, unabhängig davon, wer den Agenten angelegt hat. ### Beträge in Fremdwährung Nennen Ihre Anweisungen einen Betrag mit Währung, etwa „über 500 EUR", vergleicht der Agent ihn mit dem Rechnungsbetrag in dieser Währung. Bei einer Rechnung in Fremdwährung verwendet er den Betrag in Ihrer Basiswährung, umgerechnet mit dem an der Rechnung gespeicherten Kurs. Ist die Schwelle weder in Rechnungs- noch in Basiswährung angegeben oder fehlt der Kurs, ändert der Agent nichts und nennt den Grund in seiner Begründung. ## Einstellungen eines Agenten | Einstellung | Was sie bewirkt | Standard | | - | - | - | | **Name** | Bezeichnung auf der Karte. Unter diesem Namen kommentiert der Agent, ändert Felder und schickt Mitteilungen. Ein neuer Name gilt auch für frühere Einträge. | leer, Pflichtfeld | | `Aktiv` / `Gestoppt` | Nur ein aktiver Agent bearbeitet neue Rechnungen. Beim Anlegen ist der Schalter ausgeblendet. | `Aktiv` | | **Auslöser** | Wann der Agent läuft. Fest `Bei neuer Rechnung`; nicht änderbar. | `Bei neuer Rechnung` | | **Anweisungen** | Was der Agent tun soll, in eigenen Worten. Mit `@` erwähnte Personen darf der Agent benachrichtigen. Jede Änderung ist eine neue Version. | leer, Pflichtfeld | | **Verantwortlich** | Erhält eine Mitteilung, wenn ein Lauf fehlschlägt, und darf vom Agenten benachrichtigt werden, auch ohne Erwähnung. Ändern Sie es, wenn eine andere Person den Agenten betreut. | die Person, die den Agenten anlegt | ## Agent anlegen **1. Neuen Agenten öffnen** Klicken Sie unter **Agenten** auf `Neuer Agent`. **2. Name und Anweisungen** Vergeben Sie einen **Name**, z. B. „Kostenstellen-Agent". Der Auslöser ist fest `Bei neuer Rechnung`. Beschreiben Sie unter **Anweisungen** in einfachen Worten, was der Agent tun soll. Rechts stehen Beispiele unter **Was Agenten können**; ein Klick übernimmt den Text. Personen, die der Agent benachrichtigen soll, erwähnen Sie im Text mit `@`. **3. Verantwortliche Person** Wählen Sie unter **Verantwortlich** die Person, die benachrichtigt wird, wenn ein Lauf fehlschlägt. Ohne Auswahl sind Sie selbst verantwortlich. **4. Erstellen** Klicken Sie auf `Agent erstellen`. Der Agent ist sofort aktiv und bearbeitet jede Eingangsrechnung, die ab jetzt eingeht. Testen Sie neue Anweisungen in der Simulation, bevor Rechnungen eingehen, oder legen Sie den Agenten an und schalten Sie ihn gleich auf `Gestoppt`, bis die Simulation passt. Formulieren Sie konkret, wann der Agent handeln soll und wann nicht. Rechnungen, auf die Ihre Anweisungen nicht zutreffen, lässt der Agent unverändert (`Nicht zutreffend`). Fehlt auf der Rechnung die Information, die er für ein Feld braucht, setzt er das Feld nicht. ## Simulation Im Tab **Simulation** führen Sie den Agenten mit den aktuellen Anweisungen an echten Rechnungen aus. Es wird nichts geschrieben und niemand benachrichtigt. 1. Wählen Sie Rechnungen aus **Letzte Rechnungen** oder suchen Sie nach Rechnungsnummer oder Lieferant. 2. Jede ausgewählte Rechnung wird sofort geprüft. Ändern Sie die Anweisungen und prüfen Sie dieselbe Rechnung über das Symbol neben ihr erneut. Die Simulation verwendet die Anweisungen im Editor, auch wenn sie noch nicht gespeichert sind. Sie legt keine Version an und erscheint nicht in der Aktivität. | Ergebnis | Bedeutung | | - | - | | `Hätte gehandelt` | Darunter steht, welche Felder, Kommentare oder Benachrichtigungen der Agent geschrieben hätte. | | `Keine Änderung` | Der Agent hätte nichts geändert. | | `Nicht zutreffend` | Die Anweisungen treffen auf diese Rechnung nicht zu. | | `Fehlgeschlagen` | Der Lauf ist fehlgeschlagen. | ## Aktivität Der Tab **Aktivität** zeigt jeden Lauf des Agenten mit der Rechnung, der verwendeten Version der Anweisungen und dem Ergebnis: * `Gehandelt`: Der Agent hat mindestens ein Feld gesetzt, kommentiert oder benachrichtigt. * `Nicht zutreffend`: Die Anweisungen trafen auf die Rechnung nicht zu; der Agent hat nichts geändert. * `Fehlgeschlagen`: Der Lauf ist abgebrochen. Die verantwortliche Person erhält eine Mitteilung, dass der Agent eine Rechnung nicht verarbeiten konnte, mit der Fehlermeldung. Zu jedem Lauf sehen Sie die **Begründung des Agenten** und die **Verwendeten Werkzeuge**, z. B. `Rechnungstext gelesen` oder `Felder aktualisiert`. Über `Rechnung öffnen` gelangen Sie zur Rechnung. An der Rechnung selbst erscheinen Kommentare und Feldänderungen des Agenten im Verlauf unter dem Namen des Agenten. ## Versionen Jede gespeicherte Änderung der Anweisungen legt eine neue Version an. Umbenennen, Abschalten oder ein Wechsel der verantwortlichen Person legen keine Version an. Den Verlauf öffnen Sie über den Button `Version …` oben rechts. Mit `Laden` holen Sie eine frühere Version in den Editor; mit `Änderungen speichern` wird sie zur neuen aktuellen Version. ## Stoppen und löschen * **Stoppen:** Schalter neben dem Namen auf `Gestoppt` und `Änderungen speichern`. Der Agent bearbeitet ab sofort keine Rechnungen mehr, auch keine, die schon eingegangen sind und noch auf ihn warten. Die Karte auf der Seite **Agenten** zeigt `Gestoppt`. * **Löschen:** Menü `⋮` → `Löschen`. Bereits ausgeführte Läufe bleiben erhalten. Bereits gesetzte Felder, Kommentare und Benachrichtigungen bleiben bestehen, wenn Sie einen Agenten stoppen oder löschen. Falsch gesetzte Felder korrigieren Sie an der Rechnung. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.