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# Rechnungen prüfen und kontieren

> Welche Informationen nach dem Import geprüft werden sollten und wie Rechnungen in ibana fachlich vollständig vorbereitet werden.

Nach dem Import wird die Rechnung geprüft und kontiert.

## Was in der Prüfung typischerweise kontrolliert wird

Nach dem Öffnen einer Rechnung werden in der Regel zuerst die automatisch erkannten Informationen überprüft.
Dazu gehören insbesondere:

* Geschäftspartner
* Rechnungsnummer
* Rechnungsdatum
* Fälligkeit
* Betrag und Währung

Je nach Rechnung und Datenlage können diese Angaben bereits korrekt sein oder noch ergänzt werden müssen.

## Geschäftspartner prüfen und zuordnen

In ibana kann eine Rechnung:

* einem bestehenden Geschäftspartner zugeordnet werden
* mit einem neu angelegten Geschäftspartner verknüpft werden
* auf Abweichungen zwischen Rechnungsdaten und vorhandenen Stammdaten geprüft werden

## Kontierung ergänzen

Für die Vorkontierung können in ibana verschiedene Felder gepflegt werden.

Typische Kontierungsfelder sind:

* Sachkonto
* Kostenstellen
* Steuercode
* interne Rechnungsnummer

## Pflichtfelder bewusst definieren

ibana unterstützt nicht nur die Pflege dieser Felder, sondern auch Regeln dafür, wann sie im Prozess verpflichtend sein sollen.
Ein Feld kann beispielsweise:

* generell optional sein
* bereits zum Start der Freigabe erforderlich sein
* erst in einer frühen oder späten Freigabestufe Pflicht werden

## Kostenstellen und Sachkonten im Alltag

Wenn Kostenstellen und Sachkonten gepflegt wurden, können sie in der Rechnungsbearbeitung direkt ausgewählt werden.

* Sachkonten bilden die buchhalterische Grundzuordnung
* Kostenstellen ergänzen die organisatorische oder interne Auswertung
* zusammen schaffen beide die Basis für einen sauberen Folgeprozess

## Änderungen an wichtigen Feldern

Änderungen an wichtigen Rechnungsdaten können Auswirkungen auf bestehende Freigaben haben.

Dazu gehören typischerweise Änderungen an fachlich sensiblen Kernfeldern wie:

* Betrag
* Währung
* Geschäftspartner

In solchen Fällen kann eine erneute Freigabe notwendig werden.