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# Rechnungen freigeben

> Wie Sie die Freigabe für Eingangsrechnungen anfordern, als freigebende Person entscheiden, Freigaben delegieren und eine Vertretung für Ihre Abwesenheit einrichten.

Jede Eingangsrechnung durchläuft vor dem Export einen Freigabeprozess: einen oder mehrere Schritte, in denen festgelegte Personen die Rechnung freigeben oder ablehnen. Die Prozesse richten Admins unter [Freigabe-Workflows](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/freigabeworkflows-einrichten.md) ein.

## Freigabe anfordern

**1. Rechnung öffnen**

Öffnen Sie die Rechnung im Tab **Neu** und prüfen Sie Daten und Kontierung, siehe [Rechnungen prüfen und kontieren](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/rechnungen-pruefen-und-kontieren.md).

**2. Freigabeprozess wählen**

Wählen Sie rechts unter **Freigabe** im Feld **Freigabeprozess** den Workflow. ibana wählt vor:

1. den Workflow, den die [automatische Rechnungsverarbeitung](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/automatische-rechnungsverarbeitung.md) vorschlägt, oder den Workflow, den Rechnungen dieses Geschäftspartners in den letzten sechs Monaten durchlaufen haben (markiert mit einem Punkt),
2. sonst den ersten Workflow der Liste unter **Einstellungen → Freigabe-Workflows**.

**3. Freigabe anfordern**

Klicken Sie auf **Freigabe anfordern**. ibana speichert Ihre Änderungen und startet den Workflow.

Vor dem Start müssen ein Geschäftspartner und eine Zahlungsmethode gesetzt sein, bei einer Überweisung auch das Bankkonto des Geschäftspartners. Dazu kommen Sachkonto und Kostenstellen, wenn sie unter [Sachkonten](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/sachkonten.md) bzw. [Kostenstellen](https://docs.ibana.io/documentation/accounts-payable/kostenstellen.md) auf **Erforderlich für die Freigabe-Anforderung** stehen. Fehlende Felder zeigt ibana als Fehler am jeweiligen Feld an.

**Was danach passiert:**

* Die Rechnung erhält den Status **Freigabe ausstehend** und wechselt vom Tab **Neu** in den Tab **Alle Freigaben**.
* Ist die interne Rechnungsnummer aktiv, vergibt ibana sie jetzt.
* Die Personen des ersten aktiven Schritts finden die Rechnung im Tab **Von mir freizugeben** und in der [täglichen Übersicht](https://docs.ibana.io/documentation/team/mitteilungen.md) am nächsten Werktag. Eine eigene E-Mail für jede neue Freigabe verschickt ibana nicht.
* Schritte mit einer Aktivierungsregel, deren Betragsgrenze die Rechnung nicht überschreitet, werden übersprungen. Wird jeder Schritt übersprungen, ist die Rechnung sofort freigegeben.

### Direkte Freigabe

Ist unter **Einstellungen → Freigabe-Workflows** die Option **Direkte Freigabe für Rechnungen erlauben** aktiv, steht im Feld **Freigabeprozess** zusätzlich **Direkte Freigabe**. Sie ist nur für Admins und Personen mit **Eingangsrechnungen verwalten** sichtbar. Statt **Freigabe anfordern** erscheint dann **Freigeben**: Die Rechnung ist sofort freigegeben, mit Ihnen als freigebender Person. Dafür müssen alle Felder ausgefüllt sein, die nicht auf **Nicht erforderlich** stehen.

### Freigabe für mehrere Rechnungen anfordern

1. Markieren Sie im Tab **Neu** die Rechnungen. Mit gedrückter Umschalttaste wählen Sie einen ganzen Bereich aus.
2. Klicken Sie in der Leiste unten auf **Freigabe anfordern** und wählen Sie den Workflow, oder darunter **Direkte Freigabe**.
3. Der Dialog teilt die Rechnungen in **Bereit** und **Fehlende Daten** und nennt für jede blockierte Rechnung den **Grund**, z. B. `Fehlt: Geschäftspartner`, `Zahlungsdaten sind unvollständig` oder `Rechnung ist nicht mehr neu`. Unter **Hinweis** steht `Mögliche Dublette`, wenn ibana ein mögliches Duplikat erkannt hat. Den Workflow können Sie im Dialog noch wechseln.
4. Klicken Sie auf `Freigabe anfordern (n)` bzw. `Freigeben (n)`.

ibana startet die Freigabe nur für die bereiten Rechnungen. Die übrigen bleiben im Tab **Neu**.

## Als freigebende Person entscheiden

Rechnungen, die auf Ihre Entscheidung warten, stehen im Tab **Von mir freizugeben**, auch wenn Sie die Freigabe als Delegierte, als Vertretung oder als zusätzliche Freigabe erhalten haben. Im Tab **Alle Freigaben** zeigt die Spalte **Freigeber:in**, bei wem die Rechnung gerade liegt und seit wann (`Seit 3 Tagen`).

Rechts auf der Rechnung zeigt **Freigabe** den Workflow mit allen Schritten. Jede Person steht mit ihrer Entscheidung im Schritt; der Tooltip am Fragezeichen nennt, wie viele Freigaben der Schritt braucht. Übersprungene Schritte sind als **Übersprungen** markiert.

1. Prüfen Sie die Rechnung. Sie dürfen sie bearbeiten, solange Sie im aktuellen Schritt entscheiden.
2. Tragen Sie optional einen **Kommentar** ein. Für eine Ablehnung ist ein Kommentar Pflicht.
3. Klicken Sie auf **Rechnung freigeben** oder **Rechnung ablehnen**.

Steht ein Sachkonto oder eine Kostenstelle auf **Erforderlich für die erste Freigabe** oder **Erforderlich für die letzte Freigabe**, müssen Sie das Feld ausfüllen, bevor Ihre Freigabe zählt. ibana zeigt fehlende Felder beim Klick an. Danach öffnet ibana die nächste Rechnung.

**Wann ein Schritt abgeschlossen ist:**

| Einstellung im Schritt | Schritt freigegeben, wenn | Rechnung abgelehnt, wenn |
| - | - | - |
| **Eine** | eine Person freigibt | eine Person ablehnt |
| **Alle** | alle Personen freigeben | eine Person ablehnt |
| **Mindestens:** n | n Personen freigeben | so viele ablehnen, dass n Freigaben nicht mehr erreichbar sind |

* Nach einem abgeschlossenen Schritt geht die Rechnung an die Personen des nächsten aktiven Schritts. Wer im abgeschlossenen Schritt noch nicht entschieden hatte, muss nicht mehr entscheiden.
* Nach dem letzten Schritt ist die Rechnung **Freigegeben** und steht im Tab **Bereit zum Export**. Ist **Überweisung** gewählt und das Modul Zahlungen aktiv, legt ibana jetzt die Überweisung an, siehe [Zahlungen erstellen](https://docs.ibana.io/documentation/transactions/zahlungen-erstellen.md). Offenes Lieferantenguthaben verrechnet ibana mit der Rechnung, siehe [Gutschriften und Lieferantenguthaben](https://docs.ibana.io/documentation/transactions/gutschriften-und-lieferantenguthaben-im-transaktionsmodul.md).
* Bei einer Ablehnung erhält die Rechnung den Status **Abgelehnt** und steht im Tab **Abgelehnt**.

In der App ibana mobile können Sie Rechnungen ebenfalls freigeben, ablehnen und an einen früheren Schritt zurückgeben. Delegieren und zusätzliche Freigaben anfordern geht nur in der Webanwendung.

### Mehrere Rechnungen freigeben

Markieren Sie im Tab **Von mir freizugeben** die Rechnungen und klicken Sie in der Leiste unten auf **Freigeben**. ibana gibt Ihre offene Freigabe für jede Rechnung ohne Kommentar ab. Rechnungen ohne Geschäftspartner überspringt ibana mit einer Meldung.

## Weitere Aktionen

Unter den Freigabe-Buttons öffnet **Weitere Aktionen** diese Einträge. Jeder erscheint nur, wenn er im aktuellen Schritt möglich ist.

| Eintrag | Wirkung |
| - | - |
| **Meine Freigabe delegieren…** | Eine andere Person entscheidet in diesem Schritt an Ihrer Stelle. |
| **Zusätzliche Freigabe anfordern…** | Eine andere Person gibt zuerst ihre Einschätzung ab, danach entscheiden Sie. |
| **An früheren Schritt zurückgeben…** | Die Rechnung geht an einen früheren Schritt zurück. Ab Schritt 2 verfügbar. |
| **Freigabeworkflow zurücksetzen** | Der Workflow wird gelöscht und die Rechnung steht wieder auf **Neu**. |

Delegieren und zusätzliche Freigaben anfordern kann nur die Person, der die Freigabe gehört. Eine Freigabe, die Sie selbst per Delegierung oder Vertretung übernommen haben, geben Sie nicht weiter.

### Freigabe delegieren

1. Wählen Sie **Weitere Aktionen → Meine Freigabe delegieren…**.
2. Wählen Sie unter **Delegieren an** die Person. **Was danach passiert** zeigt die Folgen, z. B. dass Sie in einem späteren Schritt wieder selbst entscheiden.
3. Tragen Sie optional einen **Grund** ein und klicken Sie auf **Delegieren**.

* Die Entscheidung der delegierten Person zählt als Ihre. Im Workflow steht sie unter Ihrem Namen mit dem Hinweis auf die Delegierung.
* Die Delegierung gilt nur für den aktuellen Schritt. Sind Sie in einem späteren Schritt erneut eingetragen, kommt die Rechnung dort zu Ihnen zurück.
* Ist die Person im selben Schritt bereits eingetragen, entscheidet sie für Sie beide. Der Dialog weist vor dem Bestätigen darauf hin.
* Die Person erhält eine Mitteilung mit Link zur Rechnung. Sie erhalten eine Mitteilung, sobald sie entschieden hat.
* Solange die Person nicht entschieden hat, zeigt die Rechnung Ihnen `Sie haben diese Freigabe an {Name} delegiert`. Mit **Delegierung aufheben** entscheiden Sie wieder selbst.

### Zusätzliche Freigabe anfordern

1. Wählen Sie **Weitere Aktionen → Zusätzliche Freigabe anfordern…**.
2. Wählen Sie unter **Freigabe anfordern von** die Person, optional einen **Grund**, und klicken Sie auf **Freigabe anfordern**.

* Die Person erhält eine Mitteilung und findet die Rechnung im Tab **Von mir freizugeben**.
* Bis sie geantwortet hat, sind Ihre Buttons gesperrt: `Warten auf die angeforderte zusätzliche Freigabe von {Name}`. Mit **Zusätzliche Freigabe abbrechen** entscheiden Sie ohne ihre Antwort.
* Die zusätzliche Freigabe zählt nicht zu den erforderlichen Freigaben des Schritts. Lehnt die Person ab, ist die Rechnung nicht abgelehnt; Sie entscheiden danach selbst.

### An früheren Schritt zurückgeben

Wählen Sie **Weitere Aktionen → An früheren Schritt zurückgeben…**, markieren Sie den Schritt und klicken Sie auf **Zurückgeben**. Die Entscheidungen ab diesem Schritt werden verworfen: Die Personen dieses Schritts und aller späteren Schritte entscheiden erneut. Die Rechnung bleibt auf **Freigabe ausstehend**.

### Freigabeworkflow zurücksetzen

Zurücksetzen können die Personen des aktuellen Schritts sowie Admins und Personen mit **Eingangsrechnungen verwalten**; die beiden Letzteren auch bei freigegebenen Rechnungen. Nach **Workflow zurücksetzen** im Bestätigungsdialog:

* Der Workflow und alle Entscheidungen sind gelöscht, die Rechnung steht wieder auf **Neu**.
* Eine noch nicht freigegebene Überweisung zur Rechnung wird gelöscht. Eine freigegebene oder exportierte Überweisung bleibt unverändert.

> [!WARNING]
>
> Exportierte Rechnungen lassen sich nicht zurücksetzen.

## Vertretung bei Abwesenheit

Mit einer Vertretung gehen alle Ihre Freigaben für einen Zeitraum an eine andere Person: Eingangsrechnungen, Zahlungsläufe und Auslagen.

1. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Ihren Namen und wählen Sie **Vertretung**.
2. Wählen Sie den **Zeitraum**. Er beginnt frühestens heute.
3. Wählen Sie unter **Vertreten durch** die Person.
4. Sind Sie in einem Freigabeprozess für Zahlungsläufe eingetragen und darf die gewählte Person keine Zahlungsläufe bearbeiten, erscheint **Zahlungsläufe vertreten durch (optional)**. Bleibt das Feld leer, warten Zahlungsläufe bis zu Ihrer Rückkehr.
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung, z. B. `Alle Ihre Freigaben gehen vom {Beginn} bis {Ende} an {Name}.`, und klicken Sie auf **Vertretung speichern**.

**Was danach passiert:**

* Ab dem ersten Tag entscheidet die Vertretung über alle Freigaben, die bei Ihnen offen sind oder neu eingehen. Ihre Entscheidungen zählen wie Ihre eigenen.
* Die Vertretung erhält eine Mitteilung mit Zeitraum und Umfang.
* Nach dem letzten Tag gehen noch offene Freigaben an Sie zurück. Bereits getroffene Entscheidungen bleiben der Vertretung zugeordnet.
* Im Menü zeigt **Vertretung** den Stand, z. B. `Aktiv bis {Datum}` oder `Beginnt morgen`.

Es gibt immer nur eine Vertretung je Person. Mit **Vertretung absagen** (vor Beginn) oder **Vertretung beenden** heben Sie sie auf. Vertretungen lassen sich nicht verketten: Sie können niemanden eintragen, der im selben Zeitraum selbst vertreten wird, und keine Vertretung anlegen, solange Sie jemanden vertreten.

**Für andere einrichten:** Admins öffnen **Team**, klicken auf die Person und wählen im Abschnitt **Vertretung** den Button **Vertretung verwalten**. Die vertretene Person erhält eine Mitteilung.

## Erneute Freigabe

Manche Änderungen machen bisherige Entscheidungen ungültig.

**Rechnung in Freigabe:** Ändert jemand **Gesamtbetrag**, **Währung** oder den **Geschäftspartner** (auch dessen Name, IBAN oder UID auf der Rechnung), zeigt ibana `Ein wichtiges Feld wurde geändert, wodurch eine erneute Freigabe erforderlich ist.` Nach dem Speichern beginnt derselbe Workflow von vorne. Alle Entscheidungen und Delegierungen verfallen; Aktivierungsregeln gelten mit dem neuen Betrag.

**Freigegebene Rechnung:** Nur Admins und Personen mit **Eingangsrechnungen verwalten** können sie bearbeiten. Ein anderer Geschäftspartner, eine andere IBAN, ein anderer Gesamtbetrag, eine andere Währung, ein anderer Typ oder eine andere Bestellung öffnet den Dialog **Neue Freigabe erforderlich**. Nach dem Bestätigen startet die Freigabe neu; eine offene Überweisung wird gelöscht, eine freigegebene oder exportierte bleibt bestehen und muss manuell behandelt werden. Einen fehlenden Geschäftspartner nachzutragen erfordert keine neue Freigabe. Alle anderen Änderungen bestätigen Sie im Dialog **Freigegebene Rechnung bearbeiten**.

Existiert der ursprüngliche Workflow nicht mehr, steht die Rechnung danach wieder auf **Neu**. Bei exportierten Rechnungen lehnt ibana diese Änderungen ab, weil die Freigabe nicht mehr zurückgesetzt werden kann.

## Abgelehnte Rechnungen

Im Tab **Abgelehnt** stehen alle abgelehnten Rechnungen.

* **Wiederherstellen** setzt die Rechnung auf **Neu**; danach lässt sie sich korrigieren und die Freigabe erneut anfordern. Wiederherstellen dürfen Admins und Personen mit **Eingangsrechnungen verwalten**.
* **Ablehnen & Archivieren** verschiebt sie mit dem Status **Abgelehnt & archiviert** ins **Archiv**. Dort stellen Admins und Personen mit **Eingangsrechnungen verwalten** sie mit **Wiederherstellen** wieder her.

## Benachrichtigungen im Überblick

| Ereignis | Wer erfährt es | Wie |
| - | - | - |
| Rechnung wartet auf Ihre Freigabe | Personen des aktuellen Schritts | Tab **Von mir freizugeben** und tägliche Übersicht |
| Freigabe delegiert oder zusätzliche Freigabe angefordert | die gewählte Person | Mitteilung |
| Delegierte oder zusätzliche Freigabe entschieden | wer delegiert bzw. angefordert hat | Mitteilung |
| Vertretung eingerichtet | die Vertretung; bei Einrichtung durch einen Admin auch die vertretene Person | Mitteilung |
| Erwähnung mit `@` in einem Kommentar | die erwähnte Person | Mitteilung und E-Mail |


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