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# Freigabeworkflows einrichten

> Wie Freigabeworkflows für Eingangsrechnungen in ibana aufgebaut sind und wie ein sinnvoller Einstieg in die Freigabelogik aussieht.

Freigabeworkflows steuern, wer Eingangsrechnungen prüft und freigibt.

## Was ein Freigabeworkflow in ibana abbildet

Ein Workflow besteht in ibana aus:

* einem Namen
* einem oder mehreren Freigabeschritten
* den zugeordneten Freigeber:innen je Schritt
* einer Freigaberichtlinie je Schritt
* optional einer Aktivierungsregel auf Basis des Rechnungsbetrags

## Freigaberichtlinien

Für jeden Schritt kann definiert werden, wie viele Personen tatsächlich freigeben müssen.
ibana unterstützt drei Grundlogiken:

* eine Person reicht aus
* alle ausgewählten Personen müssen freigeben
* eine frei definierte Anzahl von Freigaben ist erforderlich

## Mehrstufige Freigaben

Wenn ein einzelner Schritt nicht ausreicht, können mehrere Schritte definiert werden. Zum Beispiel:

* zunächst fachlich geprüft und danach kaufmännisch freigegeben werden soll
* bestimmte Beträge zusätzlich von einer zweiten Ebene freigegeben werden müssen
* verschiedene Verantwortlichkeiten getrennt werden sollen

## Aktivierungsregeln nach Betrag

Für Eingangsrechnungen können zusätzliche Schritte abhängig vom Betrag aktiviert werden.
Zum Beispiel:

* Standardfreigabe für kleinere Rechnungen
* zusätzliche Freigabestufe ab einer definierten Schwelle

## Standard-Workflow definieren

Ein Workflow kann als Standard-Workflow markiert werden. Dann steht er für neue Rechnungen direkt als Ausgangspunkt bereit.

Für den Start reicht meist:

1. einen Standard-Workflow anlegen
2. mit einem ersten Freigabeschritt beginnen
3. klare Freigeber:innen zuordnen
4. erst danach weitere Stufen oder Betragsregeln ergänzen

## Änderungen an bestehenden Workflows

Workflows können im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden.
Änderungen betreffen vor allem neue Vorgänge und definieren nicht jeden bereits laufenden Prozess neu.