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# Buchhaltungs-Setup

> Welche Einstellungen für Sachkonten, Kostenstellen, Steuercodes und weitere Buchhaltungsfelder in ibana relevant sind.

Im Buchhaltungs-Setup pflegen Sie die Felder und Regeln, die für Kontierung und Export relevant sind.

## 1. Sachkonten pflegen

Sachkonten stehen in der Rechnungsbearbeitung zur Auswahl bereit. Relevant sind:

* relevante Sachkonten importieren
* Benennung und Nummern konsistent halten
* festlegen, ob das Feld verpflichtend sein soll

## 2. Kostenstellen pflegen

Kostenstellen ergänzen die Kontierung um die interne Zuordnung. Relevant sind:

* Kostenstellen vollständig anlegen oder importieren
* sinnvolle Feldbezeichnungen definieren
* festlegen, in welchen Prozessschritten Kostenstellen Pflicht sein sollen

## 3. Steuercodes sauber aufsetzen

Steuercodes steuern die steuerliche Behandlung und den Export. Relevant sind:

* mit einer klaren Basisstruktur starten
* nur aktiv benötigte Steuercodes sichtbar halten
* externe Codes für die Zielbuchhaltung sauber pflegen

## 4. Pflichtfelder passend zum Prozess definieren

ibana erlaubt es, bestimmte Kontierungsfelder an Prozesspunkte zu koppeln. Dazu gehören zum Beispiel:

* Muss das Sachkonto bereits vor Start der Freigabe gesetzt sein?
* Müssen Kostenstellen in der ersten oder erst in der letzten Freigabestufe vollständig sein?
* Welche Angaben sollen Finance prüfen, welche Fachbereiche?

## 5. Organisatorische Grundeinstellungen

Zusätzlich gibt es Einstellungen für:

* automatische Vergabe von Kreditorennummern
* interne Rechnungsnummern für Eingangsrechnungen
* Geschäftsjahr bzw. Startmonat des Fiscal Year
* Exporteinstellungen für Währungen

## 6. Geschäftspartner sauber pflegen

Geschäftspartner beeinflussen Zuordnung, Vorschläge und Standardkontierung. Relevant sind:

* eindeutige Lieferantenstammdaten
* Kreditorennummern
* Standard-Sachkonten für wiederkehrende Lieferanten

## Automatische Kreditorennummern

ibana kann neue Geschäftspartner automatisch mit aufsteigenden Kreditorennummern versehen.
Das ist relevant, wenn:

* viele Lieferanten zentral in ibana gepflegt werden
* die Nummernlogik nicht manuell geführt werden soll
* die Nummern im Export konsistent bleiben sollen

## Interne Rechnungsnummern

Für Eingangsrechnungen kann eine interne Rechnungsnummernlogik aktiviert werden. Damit lässt sich steuern:

* ob interne Nummern vergeben werden
* ob sie nach Kalenderjahr oder Geschäftsjahr segmentiert sind
* ob zusätzlich ein Monatssegment enthalten ist
* wie die laufende Nummer aufgebaut wird

## Geschäftsjahr und Exportlogik

Relevant ist außerdem, wie mit Währungen im Rechnungsexport umgegangen wird:

* nur EUR exportieren
* oder Fremdwährungen in Originalform beibehalten